Гид по составлению списков дел и сделанного

Вам кажется, что вы весь день крутитесь как белка в колесе и вам не хватает времени на что-то очень важное? Например, вы не успеваете пообщаться с родными и близкими или заняться творчеством. Или просто воплотить в жизнь планы, которые вечно откладываете в долгий ящик.

Если вы будете постоянно концентрироваться на заданиях, до которых у вас не доходят руки, или на том, что сегодня вам снова ничего не удалось сделать, вы можете попасть в порочный круг, из которого очень тяжело выбраться. Всё это постепенно приведёт к стрессу и эмоциональному выгоранию. Картина окажется довольно печальной: задания в вашем списке дел никогда не закончатся, а работы будет только прибавляться.

Но есть способ вырваться из этого круга. Если вы на минутку остановитесь, посмотрите на ваш список дел и признаете, что сделали много действительно стоящих вещей, у вас появится достаточно мотивации, силы воли и целеустремлённости для дальнейшей работы. Вы увидите, в каком направлении вам двигаться дальше.

Когда вы научитесь грамотно составлять списки дел, то будете эффективнее работать и выкраивать достаточно времени на другие важные аспекты жизни, не теряя при этом сил и вдохновения.

Каждый из нас когда-то составлял список дел. Это распространённый метод повышения продуктивности. Мы составляем списки дел в попытке внести порядок в беспорядочное течение жизни. Это чисто человеческая черта. Однако эффект от составления списка дел иногда расстраивает и откровенно разочаровывает.

Из списков, созданных пользователями приложения iDoneThis, 41% пунктов не был выполнен вообще, 50% завершённых пунктов было выполнено в течение одного дня, 18% завершённых пунктов — в течение часа, 10% — за минуту.

1. У вас всегда будут оставаться незаконченные дела.
2. Задания, которые мы доводим до конца, делаются быстро.
3. То, что вам удаётся сделать, часто не связано с тем, что вы запланировали.

Так мы только перегружаем списки дел. В книге «Сила воли: открывая заново самую мощную способность человека» социальный психолог Рой Баумайстер и журналист Джон Тирни говорят о том, что один человек обычно ставит перед собой около 200 различных задач одновременно. На выполнение такого количества дел, запланированных на один день, понадобится как минимум неделя.

И это ещё не всё. Исследование, проведённое учёными Эми Далтон и Стивеном Спиллером, показывает, что чем длиннее ваш список задач и целей, тем менее действенным он становится.

Забивание списка дел чрезмерным количеством пунктов вызывает беспокойство, которое отвлекает нас от выполнения важных заданий. Психологи Роберт Эммонс и Лора Кинг обнаружили, что тревога от наличия чрезмерного количества конфликтующих друг с другом целей приводит к тому, что страдают продуктивность и духовное и физическое здоровье.

Списки дел помогают удержать в памяти всё, что предстоит сделать. В то же самое время использование этого метода может спровоцировать тревожность.

Вы понимаете, как на самом деле работают списки дел? Кажется, всё довольно просто. Мы составляем список дел, чтобы зафиксировать определённые задачи. Это как своеобразное устройство внешней памяти, напоминающее о том, что нужно сделать.

В чём же проблема? Надоедливые мысли о незавершённных задачах и невыполненных планах порождают эффект Зейгарник. Он проявляется в том, что мы лучше запоминаем незаконченные действия. Может показаться, что логичным решением будет довести дела до конца и осуществить планируемое. Однако психологи обнаружили, что этот эффект проявляется так: ваше бессознательное просит сознание составить план, а не заставляет вас немедленно засесть за выполнение дел.

Был проведён эксперимент: одна группа студентов думала о предстоящем важном экзамене, а другая составляла подробный план подготовки, описывающий, что, где и когда они будут делать. Затем всех студентов попросили закончить определённые фразы. Первая группа по большей части использовала слова, связанные с экзаменами, чего не было замечено за второй. Но несмотря на то, что последняя не продвинулась в подготовке, студентам всё же удалось навести в голове порядок, составляя план.

Списки дел только вредят, когда мы не обдумываем деталей. Когда же они становятся слишком большими, планирование с их помощью становится неэффективным. Неудивительно, что мы не выполняем все пункты из такого списка.

Большой план нужно разбивать на несколько частей. Нам требуется меньше усилий, энергии и времени на то, чтобы выполнить более мелкие задания и вычеркнуть их из списка.

Однако мы часто ставим себе слишком щадящие дедлайны, увеличивая шансы на то, что задание не будет сделано вообще. Профессор поведенческой экономики Дэн Ариэли обнаружил, что студенты, которым дали больше времени на выполнение заданий, справились хуже, чем студенты, которым установили более жёсткие дедлайны.

Прокрастинаторам хорошо известно: чем больше времени ты себе даёшь, тем ниже вероятность того, что ты закончишь работу к нужному сроку.

Когда составление списка дел становится постоянным упражнением по откладыванию заданий на завтра или на следующий день, он не очень-то эффективен.

Мы часто активно работаем целый день, но так и не доходим до большинства заданий, включённых в список дел.

Выполненные дела никогда не будут соответствовать планируемым задачам, если вы не научитесь грамотно формулировать пункты списка. Когда вы не указываете конкретные действия в отношении каждой своей цели, но предпринимаете какие-то шаги на пути к её достижению, ваш прогресс трудно соотнести с изначальным планом. Вы не сможете поставить галочку рядом с каким-то пунктом.

Также мы не можем учесть перерывы при выполнении заданий, которые придётся сделать. Чаще всего нам не удаётся пройтись по всему списку из-за того, что в ходе работы появляются новые незапланированные дела (срочно позвонить, отправить письмо, поучаствовать в мероприятии). Кроме того, всегда могут возникнуть отвлекающие факторы, не связанные с работой: у подруги проблемы, а вы должны её утешить, или разговорчивый коллега никак не отстанет от вас со своими историями.

Мы не можем предсказывать будущее, поэтому наши списки дел часто не выдерживают испытания временем.

Наше сознание часто бывает перегружено до такой степени, что мы не можем не отвлекаться. Простите себя за то, что вам не удалось выполнить все дела. Вместо этого честно оцените, сколько вы успеваете сделать за день, и напомните себе, что реальные свершения не всегда можно запланировать.

Вероятно, вы просто не отслеживаете, как много разных вещей вам удаётся сделать. Попробуйте регулярно записывать, что вы успели за день. Это очень вдохновляющая и полезная практика, которая поможет компенсировать недостатки списков дел.

Списки дел полезны для упорядочивания текущих задач. Но их составление не избавит от проблем, связанных с продуктивностью. Чувство удовлетворения от вычёркивания выполненных пунктов достаточно мимолётно: не так важно, сколько задач удалось выполнить, ведь впереди ждут новые.

Если вы рассматриваете выполнение дел как постоянное мучение, вы будете всегда страдать от чувства тревоги и подорвёте мотивацию.

Когда вы не уделяете достаточно внимания тому, что вам реально удаётся, вы перестаёте видеть перспективы, поддаётесь чувству вины, ощущаете себя неудачником и выгораете. Совсем иначе обстоят дела, когда вы даёте себе передышку и уделяете больше внимания своим достижениям, составляя список уже сделанного. Для вдохновения и мотивации достаточно просто записывать всё, что вы смогли сделать за день, и делать это регулярно.

Если вы сделали что-то, что считаете полезным для себя, запишите это в список. В конце дня оцените этот список. Подумайте обо всём, что вам удалось успеть, и похвалите себя за это.

Составляя список сделанного, вы сможете воздать должное всем своим достижениям, ничего не упустив. Этот список охватывает и то, что вы изначально не планировали сделать и не включили в список дел.

С помощью списка сделанного вы сможете по достоинству оценить свои усилия. Если вы найдёте время на его составление, то получите заряд мотивации и вдохновения, который улучшит вашу самооценку. Как обнаружили профессор Гарвардской школы бизнеса Тереза Эмебайл и психолог Стивен Крамер, даже маленькие победы вносят вклад в будущий прогресс.

Когда вы записываете, что сделали, вы легко можете отследить свой прогресс. Кроме того, фокус вашего внимания смещается с тягостных незаконченных дел на реальные достижения. Мотивация гораздо полезнее бесполезных переживаний.

Списки сделанного развивают рефлексию и повышают осознанность. С их помощью вы понимаете, как и почему вы добрались туда, где вы сейчас находитесь, что даёт вам силы и терпение двигаться вперёд.

Для Марка составление списка сделанного — возможность сделать зарубки и почувствовать себя максимально продуктивным. Проверьте этот метод на себе.

Исполнительный директор компании по видеомаркетингу Wistia Крис Саваж выразил похожий принцип в следующих графиках:

Достигать крупные и далёкие цели нелегко. Если вы слишком устаёте, чтобы каждый день оценивать свои успехи, вы рано или поздно впадёте в уныние.

Список сделанного даст вам необходимую энергию. Не нужно ждать великих свершений. Радуйтесь маленьким достижениям, цените эти крошечные ежедневные моменты триумфа. Пусть они станут для вас источником вдохновения и восстановления сил после тяжёлого рабочего дня.

Ежедневно или раз в неделю выделять время на размышления о прогрессе — это хороший лайфхак для повышения продуктивности. Казалось бы, так вы тратите время ещё на одно задание, но отслеживание достижений даст вам достаточно энергии на все остальные дела.

Тереза Эмебайл и Стивен Крамер доказали, что даже небольшие достижения в работе, которая много для вас значит, сильно мотивируют. Поощрение себя за ежедневный прогресс — это позитивная внутренняя работа. Люди, выполняющие такую работу, вовлечены в то, чем занимаются. Негативная внутренняя работа отрицательно сказывается на продуктивности и ощущении себя в настоящем моменте.

Ведение списков сделанного и записывание ваших наблюдений и мыслей по мере выполнения заданий повышают осознанность и помогают добиться прогресса.

Профессор психологии и поведенческой экономики Дэн Ариэли провёл исследование, доказывающее, насколько сильно люди, чьи достижения получили признание, обогнали по продуктивности остальных, даже при условии, что их работа была не очень важной.

Три группы участников должны были выполнить простое задание на листе бумаги и получить за это 55 центов. После каждой исписанной страницы они могли продолжить задание, получая за следующую страницу на 5 центов меньше, или же перестать его выполнять.

Участники в группе, которая должна была получить признание, записали свои имена на листочках, перед тем как сдать их ведущему эксперимента, который посмотрел на них, кивнул и сложил в специальную папку. Работы группы игнорируемых участников ведущий сложил в общую кучу без какой-либо реакции. Участники из этой группы не написали на листочках свои имена. Испытуемые из третьей группы также не подписали свои работы, которые ведущий поместил прямо в шредер.

Каков же был итог? Первая группа выполнила больший объём работ и получила больше денег, чем остальные. Продуктивность группы игнорируемых была очень близка к продуктивности третьей группы. Это показывает, что отсутствие признания практически равносильно уничтожению результатов труда. Поэтому так важно ценить то, что вы делаете.

Проблема заключается в том, что иногда прогресс очень сложно отследить. Другое исследование Ариэли показывает, как планирование рабочего процесса важно для того, чтобы заметить все свои достижения.

Студентам платили за то, что они собирали фигурки из конструктора LEGO Bionicle. За каждую новую фигурку студенты получали меньшее количество денег. Первая группа видела, как их творения разбирали сразу после того, как они были построены. Участники другой группы ставили каждую игрушку на отдельный стол, прежде чем приступать к следующей. Им сказали, что фигурки разберут после окончания работы. В итоге вторая группа сделала больше.

Возможность отслеживать свой прогресс позволила второй группе и дальше делать фигурки, даже несмотря на уменьшающийся заработок и перспективу их скорой разборки.

Вы тоже можете отследить свой прогресс. Для этого нужно лишь сделать паузу и оценить собственные достижения.

Когда появился Google, Ларри Швиммер, один из первых разработчиков компании, обнаружил простое, но эффективное решение проблемы продуктивности, используемое по сей день на просторах Кремниевой долины.

В рамках этой системы под названием Snippets работники еженедельно получают на почту сообщение. В нём содержится напоминание о том, что сотрудники должны записать, что они делали на прошлой неделе и что планируют сделать на следующей. Ответы собирались в одном общедоступном месте и на следующий день автоматически распределялись в нужные отделы.

Snippets — мощное решение для повышения и отслеживания продуктивности, им воспользовалось множество компаний. Этот казалось бы рутинный процесс помогает работникам прикинуть и набросать план будущих действий. В то же время это требует минимальных затрат времени и не мешает рабочему процессу.

Каждую неделю сотрудники Buzzfeed присылают сообщения президенту и главному операционному директору Джону Стейнбергу. В этих сообщениях они описывают, над чем работали и какая им требуется помощь. Любой сотрудник также может подписаться на чьи-либо сниппеты. Что касается Джона, на выходных он ознакамливается с подборкой сниппетов, а затем присылает отправителю свои вопросы и отзывы.

Эта система помогает увидеть общую картину того, что происходит в компании, и в то же время оценить вклад каждого работника в её развитие. Она заставляет сотрудника отслеживать свой прогресс, чтобы поделиться им со всеми коллегами. Да, иногда работники довольны собой, а иногда они разочарованы своей продуктивностью, но это ещё больше мотивирует их правильно расставлять приоритеты и распределять усилия. Такая прозрачность может показать, что действительно работает, а что — нет.

На работе мы часто выделяем мало времени на рефлексию и самоорганизацию. Мы боимся, что это будет выглядеть так, будто мы ничего не делаем. Возможно, поэтому люди никак не могут взять здоровую рефлексию в привычку. Однако это мнимое безделье развивает продуктивность и креативность.

Как объясняет профессор психиатрии Бирам Карасу, оно необходимо для того, чтобы связать между собой мысли и чувства, навести в них порядок и добиться гармонии сознания. Отчёты перед коллективом помогают выстроить связи, лучше спланировать свою деятельность, повысить креативность и получить достаточно вдохновения для работы.

Эмоции сильно влияют на то, как мы думаем и решаем проблемы. Как вы представляете себе свою реакцию, которая идеально сказалась бы на вашей продуктивности? Большинство полагает, что в плане работоспособности лучшие эмоции — это их отсутствие. Всем нам советуют сохранять холодный рассудок, мыслить рационально и не позволять чувствам управлять нами. Однако эмоции оказывают воздействие на уровень вашей продуктивности и мотивированности.

Части мозга, которые отвечают за эмоции, также связаны с восприятием и познанием. Считалось, что определённые части лимбической системы мозга — это обособленные эмоциональные центры. Однако на самом деле они также связаны с формированием воспоминаний, обучаемостью и концентрацией внимания.

В книге «Ошибка Декарта: эмоции, разум и человеческий мозг» нейробиолог Антонио Дамасио описывает своего пациента Эллиота. У него была повреждена префронтальная кора головного мозга, поэтому он не мог испытывать эмоции. Он также потерял способность принимать решения.

Наш мозг работает таким образом, что мы не можем помешать эмоциям влиять на нашу оценку происходящего. Все эти чувства необходимы нам, чтобы размышлять и принимать решения.

Если вы испытываете негативные эмоции, ваша мотивация может пойти на спад. Страх, тревога, печаль влияют на нашу продуктивность и творческие способности. Они заставляют нас мыслить ограниченно и ослабляют нашу память, способность к планированию и принятию решений. Кроме того, стресс не помогает лучше работать. Благодаря исследованиям Тереза Эмебайл и Стивен Крамер также доказали, что страдания не помогают добиться лучшего результата.

Эмебайл и Крамер проанализировали дневники, в которых около 12 000 сотрудников записывали о своём прогрессе и регрессе в работе. Эти работники также описали, какие эмоции они испытывали в ходе эксперимента. Учёные соотнесли уровни их счастья или фрустрации с данными о прогрессе и регрессе. Результаты заставили их задуматься.

Оказалось, негативное влияние регресса на то, что происходит в вашем внутреннем мире, действует на мотивацию в три раза сильнее, чем позитивная сила прогресса. Вероятно, из собственного жизненного опыта вы знаете, что плохие события запоминаются гораздо легче и удерживаются в голове дольше, чем радостные.

Почему так происходит? Это естественный механизм, сформировавшийся у человека в ходе эволюции. Мы по-прежнему сканируем окружающую действительность на наличие угрозы, что было необходимо для защиты. В связи с этим наш мозг хорошо работает в ситуациях кратковременного стресса.

Что же касается долговременного стресса, то он негативно сказывается на мозге, снижает умственные способности и ухудшает когнитивные функции. Это влияет на скорость обработки информации, память, внимание, способность усваивать языки и выполнять математические операции. В то же время начинает сильнее работать негативное эмоциональное подкрепление, мы становимся подвержены страху.

Доктор Эми Эрнстен, профессор нейробиологии в Йельском университете, назвала это «перенастройкой мозга с медленной осмысленной регуляции на неустойчивые эмоциональные реакции». Другими словами, из разумных существ мы превращаемся в беспокойных кошек, гоняющихся за огоньком лазерной указки. Вы не можете сосредоточиться на задании, которое необходимо выполнить. Вы легко отвлекаетесь на малейшие раздражители, а беспокойство мешает сосредоточиться.

Стресс, который мы испытываем из-за концентрации на неудачах и постоянного давления извне, убивает в нас продуктивность, творческое начало и возможность принимать здравые решения. И только осознание того, что происходит с нашими эмоциями, что воздействует на нашу мотивацию, может помочь выйти из этого порочного круга.

Если ваш день прошёл удачно, вы ощутите всплеск мотивации. Но как насчёт не самых удачных дней? Как не попасть в порочный круг, в который нас загоняют негативные эмоции? Неудачи и препятствия демотивируют и лишают энергии даже самых уверенных в себе людей. Особенно если они не получают никакой позитивной обратной связи.

Если вы ложитесь спать с негативными мыслями, вероятно, проснётесь вы с ними же. Так вы загоните себя в тупик. Чтобы этого избежать, выделите время и сосредоточьтесь на позитивном. В итоге вы станете более мотивированным, готовым работать продуктивно и справляться со всеми сложностями.

Выделите время на то, чтобы проанализировать свои неудачи

Негативные эмоции действуют на нас разрушительно, но это не значит, что мы должны всеми силами избегать плохих мыслей и не задаваться вопросом, что пошло не так. Размышляйте о своих ошибках и неудачах, не забывая при этом о своём прогрессе.

Ошибки — это следствия неправильных решений, которые вы бы изменили, будь у вас второй шанс. Кроме того, бывают ситуации, когда верные решения и конструктивные действия приводят к разочаровывающим результатам. В таких случаях, если бы вам дали второй шанс, вы бы, скорее всего, поступили также. Но наш мозг всё равно оценивает подобные неудачи как ошибки.

Если вы потерпели неудачу, дайте себе передышку, чтобы справиться со стрессом, а затем сосредоточьтесь на позитивном.

Создайте позитивное подкреплениеВы можете извлечь пользу из своих неудач, изменив своё отношение к ним. Так вы создадите эффективное позитивное подкрепление.

Отдайте должное негативным событиям, которые происходят с вами. Отдайте должное своим ошибкам, потому что они помогают вам учиться и двигаться вперёд. Проанализировав их причину, в будущем вы сможете добиться лучших результатов.

Будьте благодарны за то, что происходит в вашей жизни. Вы можете каждый день записывать слова благодарности. Это помогает чувствовать себя счастливее, расти как личность и справляться с жизненными невзгодами.

Исследование, проведённое психологом Мартином Селигманом, показало: те, кто ежедневно в течение недели записывал по три хороших момента, которые произошли с ними за день, чувствовали себя более счастливыми и испытывали меньше негативных эмоций даже через месяц после окончания эксперимента. А через полгода самыми счастливыми оказались те, кто продолжил использовать этот метод.

Создавая позитивное подкрепление, вы также развиваете в себе терпение и стрессоустойчивость. Используя списки сделанного, вы всегда можете заглянуть в прошлое и убедиться, что у вас были и дни похуже, которые вы, впрочем, успешно пережили. А воспоминания об удачных днях дадут вам вдохновение и силы.

Если вы переносите неудачи из сегодняшнего дня в следующий, вы затягиваете себя в трясину непродуктивности. Поэтому в конце дня убедитесь в том, что не считаете его потраченным зря. Выделите время на то, чтобы поблагодарить себя за выученные уроки, которые помогут достичь большего.