Как организовать выставку: 10 подробных шагов

Как организовать выставку — зачем она нужна + 10 шагов для организации + 4 распространенные ошибки.

Существует множество маркетинговых инструментов по продвижению товаров и услуг.

Учесть каждый, а тем более использовать за один раз довольно сложно, да и не всегда нужно.

Но есть один способ коммуникации, который совмещает в себе сразу несколько инструментов продвижения.

И это привычные для многих выставки.

Несмотря на то, что уже многие предприниматели успели оценить эффект от их проведения, некоторые все еще боятся участвовать в подобного рода мероприятиях.

И в первую очередь это связано с незнанием и непониманием организации всего процесса.

Если вы хотите знать, как организовать выставку и получить от нее максимальный результат, то продолжайте читать эту статью.

Что такое выставка и зачем она нужна?

Выставка — это одна из ключевых маркетинговых коммуникаций, включающая в себя множество способов продвижения, которые проводятся в одно время:

• презентация товара или услуги;
• дегустация (при необходимости);
• сэмплинг;
• конкурсы.

Что в итоге получает предприниматель, решившись принять участие в выставке:

• общение с потенциальными покупателями или клиентами;
• изучение конкурентов и сравнение себя с ними;
• формирование позитивного имиджа своей компании;
• получение новых заказов и переговоры о заключении будущих договоров на поставки.

Таким образом, принимая участие в подобного рода мероприятиях, предприятие получает уникальную возможность не просто изучить возможный рынок сбыта, и показать себя в лучшем свете, но и сразу по итогам работы провести работу над ошибками — улучшить качество товаров, нанять более квалифицированный персонал, заняться более активной рекламой.

Преимущества и недостатки выставки

Начнем с приятных моментов:

• организаторы используют только качественную и масштабную рекламу;
• на выставку по большей части приходит действительно заинтересованная аудитория;
• участие в таком мероприятии дает возможность предпринимателю установить новые связи с местными органами власти, другими предприятиями, которые могут быть поставщиками сырья, рекламными компаниями;
• поддержание имиджа своего предприятия.

Но на ряду с преимуществами, есть и недостатки:

• высокая стоимость участия;
• длительное время подготовки;
• дорогое оформление выставочного стенда;
• человеческий фактор (на выставку стоит отправлять только проверенных и подготовленных сотрудников маркетингового отдела).

Как организовать выставку: пошаговый процесс

Сам процесс по участию в выставке будет состоять из нескольких этапов.

Вот основные из них:

1. Выбор подходящей выставки
2. Составление плана действий
3. Выбор и подготовка сотрудников, которые будут презентовать товар
4. Планирование бюджета
5. Выбор образцов
6. Разработка раздаточного материала
7. Оформление выставочного центра
8. Монтажные работы
9. Непосредственное участие
10. Подведение итогов

На каждом из этапов остановимся подробнее.

Если вы новичок в подобных мероприятиях, то, в первую очередь, обратите внимание на специализированные выставки, которые проводятся в вашем регионе.

Если в ближайшие полгода нет ничего подходящего, то тогда стоит рассмотреть вариант экспозиций, на которых себя могут проявить производители различных групп товаров.

На что необходимо обратить внимание при выборе выставки:

• тематика;
• количество участников;
• целевая аудитория;
• способы продвижения выставки;
• требования к выставочным стендам участников;
• стоимость участия.

Подача заявки и осуществление оплаты за участие зависит от масштаба ее проведения:

• на региональном уровне — необходимо обратиться прямо к организатору;
• на федеральном — найти посредников.

Также заранее подготовьте все необходимые документы, так как некоторые экспоцентры предъявляют жесткие требования и проводят тщательный отбор предприятий-участников.

Организовать выставку не получится без тщательного планирования.

В первую очередь, вы должны составить календарный план действий, рассчитать бюджет, чтобы понять сколько денег вы готовы вложить в такой способ рекламы, и подготовить сотрудников.

Также на этом этапе необходимо определиться с основными целями участия в таком мероприятии и сфокусироваться на них.

Стратегическими заданиями будут:

• увеличение объем продаж;
• привлечение новых покупателей;
• исследование рынка;
• оценка деятельности конкурентов и изучение их целевой аудитории;
• поиск новых связей;
• ведение предварительных переговоров с потенциальными клиентами.

Тактические задания заключаются в следующем:

• определение размеров стенда;
• выбор образцов;
• оформление выставочного стенда;
• поиск подходящего места под установку стенда в экспоцентре.

Во-первых, можно воочию увидеть потенциальный рынок сбыта, во-вторых, завести деловые знакомства.

Что касается, персонала, который должен непосредственно отвечать за то, чтобы организовать выставку, то он будет относиться к отделу сбыта или маркетинга.

На выставку стоит отправлять специалистов своего дела, которые:

• «от» и «до» знают выбранные товары,
• обладают хорошими коммуникативными навыками;
• смогут продать товар и описать его положительные характеристики.

Также у стенда должны быть начальник производства, начальник отдела маркетинга или сбыта.

В бюджет организации выставки должны входить такие статьи расходов:

• взнос за участие и аренду места в экспоцентре;
• стоимость выставочного стенда (оформление, транспортировка, монтаж);
• стоимость образцов;
• подготовка раздаточного материала;
• расходы поездку и проживание сотрудников;
• расходы на форс-мажор.

К ним нужно добавить рекламные проспекты.

Любой, кто подойдет к стенду предприятия, должен иметь возможность попробовать товар.

Также приготовьте несколько единиц, которые вы сможете отдать потенциальным клиентам.

На проспекте обязательно оставьте полную информацию о товаре и контактные данные компании.

Раздаточный материал должен быть представлен в виде:

• листовок с информацией о компании и выпускаемых ею товарах;
• прайс-листа;
• полноценного каталога.

Стоит отметить, что расходы на типографию будут довольно большими, поэтому не спешите с легкостью прощаться с раздаточными материалами.

Рядом со стендом разместите стопку листовок, а вот прайс и каталог нужно приберечь для тех, кто действительно заинтересовался продукцией предприятия.

От того, как будет представлен товар, зависит успех и эффект от участия в таком мероприятии.

Чтобы донести посетителям всю необходимую информацию, воспользуйтесь рекомендациями по оформлению стенда для выставки, касающимися таких моментов:

Название и логотип.

Они должны быть видны и сразу бросаться в глаза.

Поэтому обязательно разместите их на стенде.

Не нужно заставлять людей гадать, а что же это за предприятие в правом углу.

Он должен быть в центре внимания.

Поэтому избегайте яркого дизайна стенда, на котором может затеряться товар.

Чем раньше вы подадите заявку на участие в выставке, тем выше ваши шансы арендовать удачное место.

Самым удачным является размещение стенда:

• справа от входа;
• в центре зала;
• в углах зала.

Стенд должен занимать треть арендованного места, остальное пространство принадлежит сотрудникам из расчета 1,5-2 кв. м. на одного человека.

Как правило, достаточно 5 секунд, чтобы человек зацепился взглядом за определенный стенд и принял решение к нему подойти.

Итак, как оформить выставочный стенд, чтобы он наверняка привлек внимание:

• стенд может быть необычной формы с ярким, но при этом ненавязчивым дизайном;
• можно добавить бегущую строку, воспроизвести видео на экране с демонстрацией товара в действии, поставить движущиеся предметы, которые косвенно связаны с деятельностью компании;

обязательно нужно предоставить текстовую информацию на самом стенде и следить, чтобы стойка с раздаточным материалом не была пустой.

Постарайтесь задать своему стенду определенный стиль, пусть он будет лаконичным и не перегруженным множеством предметов и лишним текстом.

Любой предпочтет испытать товар в реальных условиях, чем всего лишь его увидеть на фото или прочитать о нем кучу информации.

О доставке выставочного стенда необходимо подготовиться заранее: выбрать службу доставки и провести полный инструктаж работников.

Для осуществления монтажа и демонтажа нужно установить четкие сроки: по одному дню.

Если давать работником расслабиться, то можно увеличить расходы.

В дни проведения мероприятия необходимо следить за чистотой стенда и его наполнением.

И здесь уже все зависит от работников, которые будут проводить презентацию.

1. У стенда всегда должны быть люди, к которым смогут обратиться посетители.
2. В первую очередь, стоит уделить внимание оптовым покупателям, а затем уже розничным.
3. Потенциальным клиентам предлагается заполнить анкету, после чего ему предоставляется каталог с полным ассортиментом товаров и прайсом.

Заполненные анкеты и послужат основой для подведения итогов выставки.

По ним же можно отследить, сколько покупателей действительно заинтересовалось товарами компании.

После этого можно проводить работу над ошибками, а также оценить сильные и слабые стороны проведенной работы.

Еще несколько советов, как провести выставку, собраны в видеоролике:

Основные ошибки при проведении выставки

«Не веря в товар, я верю рекламе, которая пытается заставить меня в него поверить.» Жан Бодрийар

Многие не до конца понимают, что значить организовать выставку, из-за чего и возникает много вопросов, незнание ответов на которые приводит к отрицательным результатам.

Выставка — это только работа у стенда.

Это совокупность последовательных действий, которые и приведут к успеху.

Участие в выставке только ради участия.

Основное внимание должно быть приковано к стенду.

Выставка закончилась, и на этом все.

Ничего не закончилось, пока не проведен полный анализ полученных данных, и не проведена работа над ошибками.

Если вы готовы выходить на новый уровень продвижения своего бизнеса, то обязательно изучите любую информацию, касающуюся вопроса, как организовать выставку.

Это действительно очень выгодный и эффективный способ заявить о себе.

Но без знания определенных моментов вряд ли удастся получить «выхлоп» от проделанной работы и потраченных средств.