Налоговый расчет по ф. № 1ДФ: заполняем правильно

НКУ — Налоговый кодекс Украины от 02.12.2010 г. № 2755-VI.

Семейный кодекс — Семейный кодекс Украины от 10.01.2002 г. № 2947-III.

Закон № 103 — Закон Украины«О профессионально-техническом образовании» от 10.02.1998 г. № 103/98-ВР.

Закон № 2240 — Закон Украины «Об общеобязательном государственном социальном страховании в связи с временной потерей трудоспособности и расходами, обусловленными погребением» от 18.01.2001 г. № 2240-III.

Закон № 2464— Закон Украины «О сборе и учете единого взноса на общеобязательное государственное социальное страхование» от 08.07.2010 г. № 2464-VI.

Закон № 2984 — Закон Украины «О высшем образовании» от 17.01.2002 г. № 2984-III.

Закон № 3723 — Закон Украины «О государственной службе» от 16.12.93 г. № 3723-XII.

Порядок № 1020 — Порядок заполнения и представления налоговыми агентами налогового расчета сумм дохода, начисленного (уплаченного) в пользу налогоплательщиков, и сумм удержанного из них налога, утвержденный приказом ГНАУ от 24.12.2010 г. № 1020.

Инструкция № 5 — Инструкция по статистике заработной платы, утвержденная приказом Государственного комитета статистики Украины от 13.01.2004 г. № 5.

НДФЛ — налог на доходы физических лиц.

НСЛ — налоговая социальная льгота.

ЕСВ — единый взноса на общеобязательное государственное социальное страхование.

ФСС ВПТ — Фонд социального страхования по временной потере трудоспособности.

ГПД — гражданско-правовые договоры.

Правовая основа подачи налоговыми агентами Налогового расчета по ф. № 1ДФ определена в ст. 51 и п.п. «б» п. 176.2 НКУ.

Указанные нормыобязывают подавать Налоговый расчет по ф. № 1ДФ в срок, установленный для налогового квартала, т. е. в течение 40 календарных дней, следующих за последним календарным днем отчетного квартала (п.п. 49.18.2 НКУ). В 2012 году последний день подачи Налогового расчета по ф. № 1ДФ за 2 квартал приходится на 9 августа.

Согласно Порядку № 1020 Налоговый расчет по ф. № 1ДФ можно подать либо в бумажном, либо в электронном виде. В то же время, необходимо иметь в виду, что в соответствии с п. 49.4 НКУ средние и крупные налогоплательщики обязаны подавать налоговую отчетность в электронном виде.

Обязанность подачи Налогового расчета по ф. № 1ДФ согласно п. 1.2 Порядка № 1020 возложена на налоговых агентов, а именно: юридических лиц (их филиалы, отделения, другие обособленные подразделения), самозанятых лиц, представительства нерезидентов — юридических лиц, которые независимо от организационно-правового статуса и способа обложения другими налогами и/или формы начисления (выплаты, предоставления) дохода (в денежной или неденежной форме) начисляют (выплачивают, предоставляют) доходы физическому лицу и/или обязаны начислять, удерживать и уплачивать НДФЛ в бюджет от имени и за счет физического лица с доходов, выплачиваемых такому лицу.

Налоговые агенты заполняют Налоговый расчет по ф. № 1ДФ не нарастающим итогом с начала года, а за каждый квартал отдельно и подают его юридические лица — в орган ГНС по своему местонахождению, а физические лица — в орган ГНС по своему местожительству (п. 2.3 Порядка № 1020).

Следует учесть, что налоговый агент при заполнении Налогового расчета по ф. № 1ДФ не указывает сведения по наемным работникам, если в течение отчетного налогового периода в пользу данных работников не начислялся и не выплачивался доход. На это прямо указывает действующая нормап.п. «б» п. 176.2 НКУ. В случае если выплата дохода по каким-либо причинам в отчетном периоде не была осуществлена,Налоговый расчет по ф. № 1ДФ подается независимо от того, выплачивался либо нет начисленный доход (п. 2.2 Порядка № 1020). Также в указанной налоговой отчетности предусматривается отражение как облагаемых НДФЛ, так и не облагаемых доходов.

При проведении ликвидации (прекращения деятельности) налогового агента Налоговый расчет по ф. № 1ДФ предоставляется таким налоговым агентом за период, в котором осуществляется процедура ликвидации (прекращения деятельности) и до ее оформления.

Если поля информационной строки не подлежат заполнению, то на основании п.п. 2.3.1 Порядка № 1020 в них проставляется прочерк.

Сумма начисленных доходов и сумма начисленного (перечисленного) НДФЛ указываются в денежной форме, выраженной в национальной валюте (в гривнях с копейками), независимо от того, в какой форме или в какой валюте осуществлялись начисление и выплата дохода.

Если до истечения срока предоставления Налогового расчета по ф. № 1ДФ налоговый агент выявляет ошибки в ранее поданном за текущий отчетный период налоговом расчете, то он обязан подать новый налоговый расчет. При этом штрафные санкции и административные штрафы не применяются, а ранее поданный налоговый расчет отменяется.

Все доходы, выплаченные (начисленные) налоговыми агентами в отчетном квартале наемным работникам или другим физическим лицам, отражаются в Налоговом расчете по ф. № 1ДФ с соответствующими признаками дохода, указанными в приложении к Порядку № 1020 — в Справочнике признаков доходов (далее — Справочник). О каждом физическом лице нужно заполнять столько строк, сколько признаков имеют как его доходы, так и НСЛ.

А теперь ответим на некоторые актуальные вопросы в части правильного применения кода признака дохода.

Отражение материальной помощи

Как правильно определить признак дохода при выплате материальной помощи?

Применение признака дохода напрямую зависит от так называемого статуса материальной помощи и от ее суммы.

Обязательная помощь — это помощь, предоставляемая всем или большинству работников по основаниям и с периодичностью, оговоренным в коллективном договоре предприятия, или помощь на оздоровление в размере оклада к ежегодному отпуску, предоставляемая, в частности, госслужащим в соответствии со ст. 35 Закона № 3723.

Такая материальная помощь включается в фонд оплаты труда согласно п.п. 2.3.3 Инструкции № 5. Также под понятие заработная плата для целей обложения НДФЛ подпадает и материальная помощь систематического характера.

В Налоговом расчете по ф. № 1ДФ такая материальная помощь отражается с признаком дохода «101».

Если же речь идет о предоставлении материальной помощи разового характера отдельным работникам по семейным обстоятельствам, то на основании заявления сотрудника решение о ее выдаче принимается руководителем предприятия по его усмотрению и при наличии финансовых ресурсов на предприятии.

Под определение материальной помощи разового характера подпадают следующие виды помощи, установленные НКУ:

1. Нецелевая благотворительная помощь, в том числе и материальная. Такая помощь не включается в фонд оплаты труда и в Налоговом расчете по ф. № 1ДФ отражается с признаком дохода «169».

Если же сумма нецелевой благотворительной помощи в течение отчетного налогового года превышает ее предельный размер, установленный абзацем первым п.п. 169.4.1 НКУ (в 2012 году — 1500 грн.), то сумма превышения отражается в Налоговом расчете по ф. № 1ДФ под признаком дохода «126» как дополнительное благо.

2. Помощь на лечение и медицинское обслуживание плательщика налога, предоставляемая его работодателем. Не включаются в общий месячный (годовой) налогооблагаемый доход плательщика налога средства или стоимость имущества (услуг), предоставляемых какпомощь на лечение и медицинское обслуживание плательщика налога за счет средств его работодателя, в том числе в части расходов работодателя на обязательный профилактический осмотр работника и на его вакцинацию, при наличии соответствующих подтверждающих документов (п.п. 165.1.19 НКУ).

В Налоговом расчете по ф. № 1ДФ помощь на лечение и медицинское обслуживание плательщика налога,предоставляемая ему его работодателем в соответствии с п.п. 165.1.19 НКУ, отражается с признаком дохода «143».

3. Целевая благотворительная помощь на лечение и реабилитацию. Согласно п.п. 170.7.4 НКУ не включается в общий месячный (годовой) налогооблагаемый доход налогоплательщика предоставленная ему целевая благотворительная помощь на лечение и реабилитацию, в отношении которой выполняются требования, установленные п.п. «а» п.п. 170.7.4 НКУ (подробнее об этом см. «ОТ», 2012, № 10, с. 27 — 29).

В Налоговом расчете по ф. № 1ДФ целевая благотворительная помощь на лечение и реабилитацию отражается с признаком дохода «169».

4. Помощь на погребение. Согласно п.п. «б» п.п. 165.1.22 НКУ не включаются в налогооблагаемый доход средства или стоимость имущества (услуг), предоставляемые как помощь на погребение умершего плательщика налога его работодателем по последнему месту работы (в том числе перед выходом на пенсию) такого налогоплательщика в размере, не превышающем двойной размер суммы, определенной в абзаце первом п.п. 169.4.1 НКУ.

В Налоговом расчете по ф. № 1ДФ помощь на погребение в необлагаемой части (в 2012 году — 3000 грн.), предоставленная работодателем умершего плательщика налога по его последнему месту работы (в том числе перед выходом на пенсию), отражается с признаком дохода «146».

В случае если сумма предоставленной помощи на погребение превышает указанный размер, то сумма превышения включается в налогооблагаемый доход налогоплательщика и отражается в Налоговом расчете по ф. № 1ДФ с признаком дохода «126».

Отдельно хотелось бы отметить, что материальная помощь, которая выплачивается по решению профессионального союза, его объединения и/или организации профессионального союза в пользу члена такого профессионального союза, принятого в установленном порядке, имеет свой признак дохода — «167».

Отражение выплаты дохода физическому лицу — предпринимателю

Какой признак дохода применяется при выплате дохода частному предпринимателю, осуществляющему деятельность на общей системе налогообложения?

При начислении (выплате) дохода физическому лицу — предпринимателю,осуществляющему деятельность на общей системе налогообложения, налоговый агент начисляет (выплачивает) такой доход и не удерживает НДФЛ, руководствуясь п. 177.8 НКУ. Основанием для таких действий является предоставление физическим лицом — предпринимателем копии извлечения либо копии выписки из Единого государственного реестра юридических лиц и физических лиц — предпринимателей. При этом с 1 июля 2012 года налоговый агент не должен будет контролировать соответствие вида деятельности, выплата за который осуществляется, видам деятельности согласно регистрационной карточке.

В своем письме от 19.09.2011 г. № 689/6/23-50/0315 ГНС разъяснила вопрос относительно необходимости предоставления Налогового расчета по ф. № 1ДФ в случае выплаты доходов физическим лицам — предпринимателям. В Налоговом расчете по ф. № 1ДФ выплаты предпринимателям отображаются с признаком дохода «157».

Следует отметить, что и при выплате дохода физическому лицу — предпринимателю, который уплачивает единый налог, информация о таком доходе подлежит включению в Налоговый расчет по ф. № 1ДФ несмотря на то, что на основании п.п. 165.1.36 НКУ его доходы не включаются в расчет общего месячного годового налогооблагаемого дохода. Также доходы, выплаченные самозанятому лицу, осуществляющему независимую профессиональную деятельность и необлагаемые на основании п. 178.5 НКУ, отражаются в Налоговом расчете по ф. № 1ДФ.

При этом применяется тот же признак дохода, что и при выплатах дохода физическому лицу — предпринимателю,осуществляющему деятельность на общей системе налогообложения, — «157».

Пособие по беременности и родам

Учитывая, что пособие по беременности и родам согласно п.п. 165.1.1 НКУ не включается в расчет общего месячного (годового) налогооблагаемого дохода плательщика налога, нужно ли включать такие суммы выплат в Налоговый расчет по ф. № 1ДФ и если да, то под каким признаком?

Выплаты физическим лицам в виде пособия по беременности и родам осуществляются в соответствии с нормами Закона № 2240, которым определены правовые основания для получения такой помощи, установлены условия предоставления, продолжительность и размеры выплат. Такие выплаты осуществляются за счет бюджета ФСС ВПТ и согласно ст. 38 Закона № 2240 являются материальным обеспечением физических лиц, представляющим собой компенсацию потерь заработной платы (дохода) таких физических лиц на период их отпуска в связи с беременностью и родами. Таким образом, пособие по беременности и родам, в отличие от больничных, в целях налогообложения не приравнивают к заработной плате. Следовательно, в Налоговом расчете по ф. № 1ДФ пособие по беременности и родам необходимо показывать с признаком дохода «128».

Денежное обеспечение военнослужащих

Под каким признаком дохода отражать в Налоговом расчете по ф. № 1ДФ суммы денежного вознаграждения, полученного военнослужащими в связи с исполнением обязанностей несения службы?

Вопрос вполне закономерен, так как в Справочнике нет ни единого упоминания о доходах такой категории получателей, как военнослужащие (кроме военнослужащих срочной службы (в том числе лиц, которые проходят альтернативную службу)), лица рядового и начальствующего состава органов внутренних дел, Государственной уголовно-исполнительной службы Украины, Государственной службы специальной связи и защиты информации Украины, государственной пожарной охраны, органов и подразделений гражданской защиты, налоговой милиции.

Но в п.п. 168.5 НКУ суммы НДФЛ, которые удерживаются из денежного обеспечения, денежных вознаграждений и других выплат указанных лиц, квалифицированы как компенсация потерь таких доходов, а их доходы — как вознаграждение. Следовательно, вполне обоснованно можно утверждать, что доходы военнослужащих отражаются в Налоговом расчете по ф. № 1ДФ под признаком дохода «101».

Данную позицию разделяет и ГНСУ, поместив консультацию аналогичного характера в Единой базе налоговых знаний.

В соответствии с п.п. 165.1.10 НКУ сумма денежного или имущественного содержания либо обеспечения военнослужащих срочной службы (в том числе лиц, которые проходят альтернативную службу) не включается в расчет общего месячного (годового) налогооблагаемого дохода. Указывается такой доход в Налоговом расчете по ф. № 1ДФ под признаком «137».

Путевки за счет средств профсоюза и ФСС ВПТ

Под каким признаком дохода отражать в Налоговом расчете по ф. № 1ДФ путевку, выданную члену профсоюза профсоюзом либо ФСС ВПТ, которые частично оплачивают такую путевку?

Прежде всего отметим, что профсоюз является отдельным юридическим лицом и предприятие-работодатель квыданным профсоюзом путевкам не имеет отношения. Поэтому операции по выдаче профсоюзом путевок отражаются в его учете. В зависимости от норм, закрепленных в уставе (положении) профсоюза, и утвержденной сметы доходов и расходов в пределах имеющихся денежных средств профсоюз может предоставлять своим членам и/или членам их семей путевки на оздоровление и отдых как бесплатно, так и с частичной оплатой.

Согласно п.п. 165.1.35 НКУ в общий месячный (годовой) налогооблагаемый доход плательщика налога не включается стоимость путевок на отдых, оздоровление и лечение, в том числе на реабилитацию инвалидов, на территории Украины для плательщика налога и/или его детей в возрасте до 18 лет, которые предоставляются ему бесплатно или со скидкой (в размере такой скидки) профсоюзом, в который зачисляются профсоюзные взносы члена такого профсоюза, созданного согласно законодательству Украины, или за счет средств соответствующего фонда общеобязательного государственного социального страхования. Таким образом, выданные профсоюзом своим членам или их детям в возрасте до 18 лет путевки не облагаются НДФЛ.

Вместе с тем в Налоговом расчете по ф. № 1ДФстоимость путевки в части, которая предоставляется бесплатно (компенсируется за счет средств профсоюза), отражается с признаком дохода «156», часть, которую оплачивает работник, — не отражают.

Если же условия, перечисленные в п.п. 165.1.35 НКУ, не выполняются, например, стоимость путевки (ее часть), оплаченная за счет средств профсоюза, выдана не членам профсоюза или детям членов профсоюза, если дети старше 18 лет, то стоимость путевки облагается НДФЛ как доход в виде дополнительного блага с учетом «натурального» коэффициента и отражается с признаком «126».

Что касается особенностей отражения в Налоговом расчете по ф. № 1ДФ дохода, полученного физическими лицами в виде путевки на санаторно-курортное лечение, оплаченной (частично оплаченной) ФСС ВПТ, то следует отметить, что такие путевки выдаются застрахованным лицам исключительно по основному месту работы застрахованного лица и, соответственно, обязанность отражения в Налоговом расчете по ф. № 1ДФ возложена на работодателя. Как уже было отмечено, путевки на отдых, оздоровление и лечение, в том числе на реабилитацию инвалидов, на территории Украины для плательщика налога и/или его детей в возрасте до 18 лет, которые предоставляются безвозмездно или со скидкой (в размере такой скидки) за счет средств ФСС ВПТ, согласно п.п. 165.1.35 НКУ не облагаются НДФЛ. По аналогии с профсоюзными путевками в Налоговом расчете по ф. № 1ДФ та часть стоимости путевки, которая компенсирована ФСС ВПТ, отражается с признаком дохода «156», часть стоимости, оплаченную работником, — не отражают.

Под каким признаком дохода отражать в Налоговом расчете по ф. № 1ДФ выплаты по ГПД за работы, выполненные физическим лицом?

В соответствии с п.п. 164.2.2 НКУ суммы вознаграждений, начисленных (выплаченных) физическому лицу — плательщику налога согласно условиям ГПД, включаются в его общий месячный налогооблагаемый доход.

При определении базы обложения НДФЛ следует учесть, что на основании п. 164.6 НКУ начисленная сумма вознаграждения по ГПД уменьшается на сумму ЕСВ.

Напомним, что ставка ЕСВ в части удержанийдля вознаграждений по ГПД составляет 2,6 %(ч. 8 ст. 8Закона № 2464).

Поскольку вознаграждение по ГПД не относится к выплатам, связанным с отношениями трудового найма, то и НСЛ к таким доходам не применяется.

Согласно Справочнику сумма налогооблагаемого дохода, которая выплачивается гражданам за выполненные ими работы (услуги) на основании заключенного ГПД, налоговыми агентами отображается в Налоговом расчете по ф. № 1ДФ под признаком дохода «102». Причем следует учесть, что такой признак дохода используется в случае осуществления выплат, не связанных с получением физическими лицами выплат по договорам аренды и в рамках предпринимательской деятельности. В этих случаях Порядок № 1020 определилдругие признаки, соответствующие таким видам доходов (см. раздел «Основные признаки доходов для заполнения налогового расчета по ф. № 1ДФ» на с. 18).

Следует напомнить, что если налоговым агентом в течение отчетного налогового квартала заключались ГПД с физическими лицами и осуществлялись начисления и/или выплаты вознаграждения, то количество таких физических лиц отражается в графе «Працювало за цивільно-правовими договорами» Налогового расчета по ф. № 1ДФ.

Пример. Предприятие заключило с Кальченко П. А. (налоговый номер — 2789898999) ГПД на выполнение ремонтных работ сроком на 1 месяц (с 01.06.2012 г. по 31.06.2012 г.). Работы были выполнены своевременно. Вознаграждение выплачено после подписания акта выполненных работ 31.06.2012 г. Сумма вознаграждения согласно договору составила 2500,00 грн., в том числе ЕСВ — 65,00 грн., НДФЛ — 375,00 грн.