Правила оформления доверенности на получение ТМЦ

Доверенность на получение ТМЦ – это документ, выдаваемый фирмой, юр. или физ. лицом для предоставления определенному субъекту права принимать товары, наличные средства и другие ценности от третьих лиц.

Как пример можно привести ситуацию, когда менеджер по закупкам сети супермаркетов выезжает для получения товара на территорию поставщика, принимает его, пересчитывая количество, а затем сопровождает груз по пути следования до склада и передает под ответственность кладовщика распределительного центра.

В таком случае менеджер обязательно предъявляет доверенность, а также паспорт для идентификации личности.

Определение

Доверенность обычно оформляется первым лицом фирмы (директором, главным бухгалтером) для предоставления права второму лицу производить прием поставок (закупать и получать средства) от третьих лиц.

Наибольшее распространение она получила на предприятиях, где производятся разовые или же постоянные закупки для различных нужд.

В основном, наиболее часто встречающимися ситуациями, когда появляется необходимость оформления доверенности любого типа, являются следующие:

При получении ценности от поставщика с его склада (магазина, торговой точки, оптовой базы). Выданная бумага подтверждает право лица принимать указанные ценности.
При получении ценности непосредственно на торговой точке или складе покупателя. В этом случае лицо, доставляющее товар, будет уверено в том, что ценность принята уполномоченным на данное действие субъектом.
При передаче ТМЦ на территории, являющейся нейтральной для обеих сторон отношений. Такая доверенность может содержать в себе данные о месте передачи товара, его количестве, качественным показателям и другие возможные условия.

При принятии товара на сотрудника фирмы может быть возложена ответственность за качество полученного товара, его целостность при доставке, а также сохранность при транспортировке (такая возможность осуществляется оформлением отдельных документов либо условиями, прописанными в трудовом договоре – сама доверенность не возлагает ответственности за сохранность товара).

В этом случае доверенное лицо обязано передать ответственному за дальнейшее использование товара именно то количество, которое принято по документам (товарной накладной, акту приема-передачи). При выявленной недостаче, пересортице, в зависимости от предоставленных полномочий, недостающие ценности в их денежном выражении должны быть возвращены за счет заработной платы или другим способом.

Таким образом, грамотно составленный документ и приложенные к нему бумаги в дальнейшем могут избавить руководителя от необходимости решения возникших проблем при поставке и передаче товаров.

Виды доверенностей и их отличия

Со стороны законодательной базы не существует никаких ограничений по поводу того, на кого может быть оформлена доверенность, поэтому различают такие виды:

Выданная сотруднику организации. Зачастую необходимость оформления таких доверенностей возникает, когда производится передача товара на территории точки или объекта, являющейся местом осуществления деятельности компании, передающей товар. В данном случае доверенность подтверждает, что получающее ценность лицо действительно представитель организации.
Выданная лицу, не сотруднику принимающей организации. Такие случаи в основном возникают при единичных заказах и поставках либо при доставке товара различными логистическим компаниями, когда экспедитор лишь является связующим звеном между поставщиком и покупателем.

Отдельно стоит отметить, что при получении ТМЦ директором, потребность в доверенности не возникает. Такой вариант предусматривается уставом предприятия.

Для получения ТМЦ самим директором ему необходимо будет предоставить такие документы:

выписку из договора, составленного при приеме на работу, в которой отображается информация о возможности осуществления им приема ТМЦ;
выписка из устава предприятия или его полная копия;
справка, предоставленная из единого государственного реестра юридических лиц (ЕГРЮЛ).

Предприятие может оформить документ в таких формах:

М-2, которая применяется при одноразовом получении ТМЦ;
М-2а, используемая при регулярном получении ТМЦ;
свободная.

Типовые формы (М-2 и М-2а) были утверждены специальным Постановлением в 1997 году, но с 2013 года в соответствии с законом о бухгалтерском учете (ФЗ №402) они не содержатся в перечне обязательных форм первичной учетной документации, и организации могут использовать свою разработанную форму.

Таким образом, ее использование не запрещается, но такой документ должен содержать обязательный перечень установленных пунктов. В связи с этим большинство предприятий до сих пор предпочитает пользоваться бланками утвержденных форм.

Особенности и требования

Если документ оформляется в свободной форме, то он должен содержать в себе такие обязательные пункты:

название организации;
наименование документа;
внутренний номер документа;
дата выдачи;
место выдачи (населенный пункт);
права и обязанности лица, которому доверили получение товара;
возможность передачи прав по приему ТМЦ другим (третьим лицам);
название предприятия в полной форме;
ФИО и должность, занимаемая доверенным лицом;
должность и ФИО лица, которому выдается документ;
перечень полномочий, предоставленных при выдаче (только прием товара либо его сопровождение при дальнейшей транспортировке);
дата, когда заканчивается срок действия (в том случае, если она не указывается, по умолчанию считается, что доверенность действует в течение одного года с момента выдачи);
образец подписи доверенного лица (такой пункт является необходимым, поскольку при приеме ценности нужно будет поставить подпись, подтверждающую ее передачу).

Типовая форма М-2 содержит в себе такие данные:

ОКПО компании, фирмы, организации (код входит в реестр юридических лиц общегосударственного уровня и прописывается в уставе компании);
дата заполнения, номер и срок, в течение которого она будет действовать;
данные о лице, которое наделяется правами получения ценности от лица фирмы с указанием его должности;
платежные реквизиты, необходимые для оплаты полученного товара или других материальных ценностей;
указание полного наименования поставщика;
указание документов, являющихся основанием для выдачи и получения (чеки оплаты, товарно-транспортные накладные и т.д.);
перечень товара, который должен быть принят доверенным лицом (конкретно указывается количество каждого наименования, единицы измерения и порядковый номер товара в общем списке).

При выдаче типовой формы М-2а дополнительно указываются основания, в связи с которыми компания поручает конкретному лицу принять товар.

Стоит отметить, что оформляться документ может как в напечатанном виде (к примеру, ее установленные формы имеются в образцах широко распространенной учетной программы 1С), так и заполненным от руки.

Примеры и порядок

Порядок оформления имеет следующие особенности:

Может выдаваться в случае регулярных получениях товара на долгий период либо на короткий (при одноразовой отгрузке).
Выдача документа полностью либо частично не оформленного не допускается.
Обязательно содержит образец подписи доверенного лица.
Учреждения и предприятия, у которых осуществляется систематическое оформление доверенностей, могут производить их регистрацию в установленном порядком журнале, содержащим данные об их оформлении, что значительно облегчает контроль за выдачей и получением грузов, товара и прочих материальных ценностей.
Доверенное лицо на следующий день после получения ценности (полностью всей партии или же частично) обязано предоставить в бухгалтерию или ведущему учет лицу документы, подтверждающие выполнение приема и дальнейшей передачи его на склад либо подразделению фирмы.
Контроль за правильностью оформления и последующего учета всей относящейся к выдаче доверенностей документации (сам документ, накладные, счета) осуществляет главный бухгалтер.
В случае предъявления бумаги, содержащей неполные сведения, а также помарки или поправки, отказа в предъявлении документа, подтверждающего личность доверенного лица, окончания периода действия документа, поставщик имеет полное право не выдавать ТМЦ.
В том случае, если доверенное лицо лишается прав на получение ценностей, то доверенность у него немедленно изымается, а руководство фирмы (организации-получателя) сразу же должно уведомить об этом фирму, поставляющую товар. В том случае, если после аннулирования доверенности и извещения поставщика все же произойдет выдача ТМЦ, то организация в таком случае не несет никаких обязанностей, включая и оплату за полученный товар.
Аннулирование доверенностей может также осуществляться при помощи публикации в изданиях, содержащих сведения о банкротствах. По истечении месяца со дня публикации таких сведений поставщики считаются по умолчанию уведомленными о прекращении действия выданной доверенности.

Итак, рассматриваемый документ может оформляться как в типовых существующих формах, так и в свободной, но он обязательно должен содержать все установленные порядком сведения.

Получить ТМЦ при предъявлении бумаги может как штатный сотрудник фирмы, так и стороннее лицо. Предъявитель доверенности должен иметь при себе либо паспорт, либо другой документ, подтверждающий, что именно он выступает доверенным лицом.

📎📎📎📎📎📎📎📎📎📎