Отказное письмо по сертификации

Отказное письмо — это информационный разъяснительный документ, оформляемый органом по сертификации, в котором отражается продукция, не подлежащая декларированию соответствия и обязательной сертификации в рамках системы ГОСТ Р и технических регламентов Евразийского Экономического Союза.

Оформляется отказное письмо по сертификации для официального подтверждения отсутствия требования в получении сертификата или декларации о соответствии на указанную в нем продукцию.

Отказные письма могут потребоваться для предоставления контролирующим органам, таможенного оформления товара, а также для сотрудничества с маркетплейсами, оптовыми и розничными магазинами.

Стоимость оформления отказного письма

Необходимые документы

• Заявка; • Реквизиты компании заявителя.

Иногда вместе с заявкой дополнительно нужно предоставить описание товара (фотоматериалы, состав и область применения изделия), чтобы корректно идентифицировать продукцию и точно определить коды.

Как получить отказное письмо на продукцию

1. Необходимо скачать заявку, указать продукцию и материал, из которого она изготовлена;
2. Выслать заполненный вариант заявления и реквизиты организации на электронную почту rpt-zakaz@yandex.ru;
3. Далее составляем счет и договор;
4. После поступления оплаты, Вы получаете макет отказного письма для согласования данных;
5. После проверки и утверждения макета, высылается сканированная копия;
6. Оригинал высылается почтой России, либо можно получить документы в офисе: Москва, Николоямская 29, строение 1. Также передается комплект бухгалтерских документов (оригиналы счета, договора и акта выполненных работ).

Образец отказного письма

Виды отказных писем на товары

• Отказное письмо для торговли;
• Отказное письмо для таможни;
• Отрицательное решение по сертификации.

Отказное письмо для торговли и предоставления таможенным органам оформляется одно. Это единый документ, который используется при таможенном оформлении продукции и реализации через оптовые и розничные сети, а также маркетплейсы (OZON, Wildberries и Яндекс.Маркет).

Нет смысла оформлять отдельное отказное письмо для сотрудничества с каждым из магазинов, с которым предполагается сотрудничество. Достаточно загрузить в личном кабинете маркетплейса электронную копию документа, а оригинал всегда должен оставаться у организации получателя.

Отрицательное решение по сертификации оформляется на один вид продукции. Аналогично относится к разряду справочной документации. Оформляют его чаще всего при импорте или экспорте товара. Например, при декларировании груза таможенный представитель настаивает на необходимости предоставления сертификата соответствия на поставляемый товар.

Сертификационный центр после рассмотрения заявки и представленной по продукции информации, выдает так называемое «отрицательное решение по сертификации». То есть, импортер получает письменное разъяснение об отказе в оформлении сертификата, в котором говорится, что указанный товар под обязательную сертификацию и декларирование не попадает. Отсюда и появился обиходный термин "отказное".

Какие данные указываются при оформлении

• Название организации получателя, включая организационно-правовую форму;
• ИНН, ОГРН и юридический адрес компании получателя;
• Точное наименование продукции;
• Основной материал, из которого изготовлена продукция;
• Коды ОКПД2 и ТН ВЭД;
• Нормативные акты по сертификации, в соответствии с которыми оформляется документ;
• Наименование органа по сертификации;
• Исходящий порядковый номер;
• Дата оформления (выдачи).

Название товара в отказном (информационном) письме должно совпадать с информацией, указанной на этикетке продукции, а также в сопроводительных документах. Старайтесь исключить разночтения формулировок, чтобы избежать недоразумений при возможных проверках со стороны надзорных органов.

При дистанционной торговле придерживаетесь тех же рекомендаций. Заполняя карточку товара, например, на сайте маркетплейса, старайтесь использовать те же названия продукции, которые были указаны при оформлении отказного письма.

При таможенном оформлении крайне важно отразить формулировку и код товара в точности, как указано в таможенной накладной (инойсе) или контракте на поставку. Поэтому советуем согласовывать эти данные с центром сертификации заранее, то есть, перед отправкой груза из-за рубежа.

На какие товары можно получить отказное письмо

Законодательно утвержденного перечня товаров, не подлежащих обязательной сертификации не существует. Нужно отталкиваться от обратного.

Получить отказное письмо можно только в том случае, если определенная продукция не отражена в списке объектов, подлежащих обязательной сертификации и декларированию.

Определить это можно самостоятельно, проштудировав нормативные документы: постановление №982 и технические регламенты Таможенного Союза. Либо можно пойти по более простому пути — отправить предварительный запрос в свободной форме экспертам нашего центра сертификации "Роспромтест".

Запрос обычно обрабатывается специалистами в течение тридцати минут. Время ответа зависит от количества указанных позиций и представленной по товару информации.

Мы составили список, где указана продукция, на которую не требуется получение деклараций и сертификатов соответствия. Конечно, это не полный перечень товаров, не попадающих под обязательную сертификацию, но мы систематически дополняем список новыми позициями по мере поступления запросов.

Посмотреть актуальный перечень можно в вышеуказанном тематическом разделе нашего сайта.

Оформление отказного письма возможно, если товар не отражен в Постановлении Правительства РФ №982 (национальной российской системе сертификации ГОСТ Р) и действующих технических регламентах ЕврАзЭС (ранее Таможенного Союза).

Сколько видов продукции можно указать

Например, товар может изготавливаться из нескольких различных материалов (металл, дерево или пластик). Цена отказного письма составляет 3 300 рублей. Не имеет значения, отражено две единицы товара или десять, на стоимость оформления это не влияет.

Большее количество продукции прописать вряд ли получится, так как кроме перечня товаров нужно перечислить все постановления, с указанием номера и даты вступления в действие.

Срок действия отказного письма

Согласно действующим правилам сертификации, отказное письмо выдается бессрочно, так как документ является разъяснительным. Но с одним уточнением, что действовать оно будет до внесения изменений в действующие технические регламенты и постановление Правительства №982.

Обновления в законодательные акты вносятся ежегодно, но это не означает, что каждый год нужно получать новое отказное письмо. Если по реализуемой продукции изменения в номенклатуру по сертификации не вносились и не менялись классификаторы, то продолжаете работать по ранее полученному документу.

Когда необходимо переоформление

• 1. Были внесены изменения в нормативные акты;
• 2. Поменялись реквизиты получателя (название компании или адрес регистрации);
• 3. Поменялась или добавилась торговая марка товара, если она указывалась ранее при оформлении;
• 4. При коррекции классификаторов ТНВЭД или ОКПД2. То есть, если по указанной продукции изменился один из кодов.

Кто может получить отказное письмо?

Оформить отказное письмо об отсутствии требований обязательной сертификации, имеют право юридические лица, индивидуальные предприниматели и самозанятые граждане, зарегистрированные в Российской Федерации. Получить документ могут производители и торгующие организации или импортеры.

Зарубежные организации без регистрации представительства (обособленного подразделения) в РФ и физические лица не могут быть получателями сертификатов качества, деклараций соответствия и разъяснительных писем на товары.

Обязательно ли оформлять отказное письмо

Нет ни одного закона или нормативного документа, где были бы отражены четкие указания о необходимости получения отказных разъяснительных писем при импорте или реализации товаров в России.

Отказное письмо по сертификации нельзя отнести к обязательным документам, необходимым при поставках продукции из-за рубежа и последующего таможенного оформления, а также для реализации внутри страны.

Обязательными документами в рамках действующего законодательства считаются только сертификаты соответствия, декларации о соответствии, протоколы сертификационных испытаний и свидетельства о государственной регистрации. За отсутствие этих разрешительных документов можно получить немалый штраф.

Получение отказного письма — это добровольная процедура с точки зрения законодательства. Но в тоже время, без документального подтверждения порой нельзя реализовать товар, например, на том же маркетплейсе.

Оформляются "отказные письма" скорее для упрощения коммуникации с деловыми партнерами в части вопроса предоставления предусмотренных законодательством сопроводительных документов по сертификации.

Получив этот документ, не придется самостоятельно доказывать и разъяснять покупателям, контролирующим органам или таможенным представителям, что определенный товар обязательной сертификации не подлежит. То есть, оформление сертификата либо декларации на поставляемую продукцию не требуется.

Вся изложенная на нашем сайте информация актуальна. Мы следим за изменениями законодательства и своевременно вносим корректировки. Охватить абсолютно все нюансы, касающиеся процедуры сертификации продукции в одной статье конечно же невозможно, поэтому, если потребуется дополнительная консультация, то направьте запрос экспертам центра сертификации. Мы ответим на все интересующие Вас вопросы.