Составляем акт списания ГСМ, чтобы отразить в налоговом учете весь фактический расход топлива (М. Иванов, "Российский налоговый курьер", N 3, февраль 2015 г.)

Где указать сведения, подтверждающие время работы и маршрут ТС? Как отразить отклонение от нормы расхода ГСМ? Целесообразнее использовать единую единицу измерения топлива?

Долгое время Минфин России настаивал, что расходы на ГСМ компания обязана учитывать при расчете налога на прибыль в пределах установленных норм (письма от 03.09.10 N 03-0306/2/57 и от 14.01.09 N 03-03-06/1/15). Но некоторые суды считали, что Налоговый кодекс не обязывает нормировать расходы на ГСМ. А значит, их можно учесть в размере фактически произведенных затрат (постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 05.04.12 N А27-8757/2011, оставлено в силе определением ВАС РФ от 09.07.12 N ВАС-8327/12).

В начале прошлого года финансисты заняли более выгодную для налогоплательщиков позицию. В письме от 27.01.14 N 03-03-06/1/2875 ведомство указало, что учет расходов на ГСМ по нормам - право компании, а не ее обязанность.

Рассмотрим, что важно отразить в акте списания ГСМ, чтобы не потерять на налогах (образец документа приведен справа).

Акт списания горюче-смазочных материалов

1. Форму акта списания ГСМ компания вправе разработать самостоятельно, утвердив приказом руководителя. В настоящее время формы первичных учетных документов компания вправе разрабатывать самостоятельно, включая в них обязательные реквизиты (п. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.11 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете", далее - Закон N 402-ФЗ).

При этом организация вправе использовать действовавшие ранее унифицированные формы, дополнять или изменять их. К примеру, при оформлении акта списания ГСМ можно дополнить отдельными сведениями форму N М-11 требования-накладной или форму N М-8 лимитно-заборной карты.

Отметим, что суды и ранее разрешали использовать самостоятельно разработанную "первичку" с обязательными реквизитами, если формы таких документов не были унифицированы (постановления ФАС Московского от 13.09.11 N А40-114362/10-4-649 и Уральского от 23.08.11 N Ф09-4143/11 округов).

2. Указание в акте списания ГСМ перечня документов, подтверждающих фактический расход топлива, обоснует понесенные расходы. Налоговое законодательство требует, чтобы все расходы были документально подтверждены (п. 1 ст. 252 НК РФ). Поэтому в акте списания ГСМ, который подтвердит использование топлива в деятельности компании, целесообразно сделать ссылку на первичные документы, которые обоснуют фактическое потребление топлива и понесенные расходы на его приобретение.

В первую очередь такими документами являются путевые листы с приложенными к ним чеками ККТ (письмо Минфина России от 04.09.07 N 03-03-06/1/640). В путевом листе отражается информация о маршруте следования автомобиля, что позволяет рассчитать количество топлива, израсходованного за день.

Кроме того, в качестве подтверждающих документов можно использовать показания тахографа - контрольного устройства, устанавливаемого на борту ТС для регистрации скорости, режима труда, отдыха водителей и членов экипажа. А также отчеты спутниковых систем слежения, которые фиксируют маршрут и скорость транспортного средства, расход топлива и прочие параметры. Все эти сведения также помогут компании обосновать расход топлива и ГСМ.

3. Отражение в акте списания ГСМ норм расхода топлива и причины перерасхода обоснует величину затрат на покупку топлива. Помимо документального подтверждения затрат на приобретение ГСМ, необходимо обосновать эти расходы в экономическом плане (п. 1 ст. 252 НК РФ). Как мы уже упоминали выше, компания не обязана учитывать установленные правительством нормы расхода ГСМ при списании стоимости топлива в налоговые расходы (письмо Минфина России от 27.01.14 N 03-03-06/1/2875).

Суды подтверждают, что компания вправе учитывать при налогообложении прибыли стоимость топлива в размере фактически понесенных затрат, превышающих расходы на ГСМ по установленным нормам (определение ВАС РФ от 09.07.12 N ВАС-8327/12). Но величину потребленного топлива важно обосновать.

В частности, повышенный расход топлива может быть обусловлен сезоном - в теплое время года расход топлива повышается из-за использования кондиционера и климат-контроля, а зимой автомобиль потребляет больше ГСМ в связи с необходимостью прогрева двигателя. Кроме того, перерасход ГСМ может возникнуть из-за вынужденного изменения маршрута и объезда препятствий (заторов на дороге и ДТП).

Вместе с тем производитель по каждому автомобилю прописывает в технической документации определенную норму потребления этим механизмом ГСМ (как правило, это расход топлива на 100 км). В этом случае целесообразно утвердить нормы расхода топлива и масел по всем используемым в компании ТС с учетом данных производителя, а также Методических рекомендаций (утв. распоряжением Минтранса России от 14.03.08 N АМ-23-р).

Отражение в акте списания ГСМ установленных в компании норм расходов топлива по конкретному автомобилю, а также описание причины возникшего перерасхода поможет обосновать в налоговом плане фактические затраты на приобретение таких ГСМ.

4. Единицы измерения топлива и масел целесообразно привести в соответствие с единицами измерения других первичных документов. Дело в том, что топливо, как и другие жидкости, имеет свойство менять свой объем в зависимости от окружающей температуры (при нагревании жидкость расширяется, при охлаждении - сжимается). Если в компании учет поступления и расхода ГСМ ведется в одних единицах, то проблем возникнуть не должно.

Но крупные компании могут закупать ГСМ в тоннах (или килограммах), а заправлять автомобили в литрах. Поэтому целесообразно выбрать единую единицу измерения, в которой вести учет. Тогда будет проще отследить остатки неизрасходованного закупленного топлива или выявить возможный перерасход.

5. Указание в акте списания ГСМ фамилий ответственных сотрудников и членов комиссии послужит дополнительным аргументом в пользу надлежащего оформления акта. Судебная практика показывает, что документами, подтверждающими расходы на топливо для служебных автомобилей, являются в том числе акты списания ГСМ, подписанные комиссией (например, постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 19.10.11 N А27-15219/2010, оставлено в силе определением ВАС РФ от 24.02.12 N ВАС-1772/12).

Девятый арбитражный апелляционный суд в постановлении от 25.06.13 N 09АП-18469/2013-АК (оставлено в силе постановлением ФАС Московского округа от 18.09.13 N А40-19421/13-99-60) также пришел к выводу, что основанием для списания топлива на затраты служили акты на списание, подписанные специально созданной для этих целей комиссией и утвержденные руководителем общества. Это обстоятельство свидетельствует о том, что комиссия и руководитель признали производственный характер расхода топлива, проанализировав данные путевых листов, данные о реализованных автомобилях и объемах состоявшихся поездок.

В связи с этим рекомендуем заверять указанный документ не только подписью материально ответственного лица, но и специализированной комиссией. В состав такой комиссии можно включить лиц, ответственных за заправку автотранспорта (водителей), за хранение топлива на складе (кладовщиков), и специалистов, в обязанности которых входит контроль за техническим состоянием транспортных средств (инженеров). Нелишним будет включить в комиссию также руководителя организации и главного бухгалтера как лиц, ответственных за финансовое состояние компании.

эксперт журнала "Российский налоговый курьер"

"Российский налоговый курьер", N 3, февраль 2015 г.

Актуальная версия заинтересовавшего Вас документа доступна только в коммерческой версии системы ГАРАНТ. Вы можете подать заявку на получение полного доступа к системе бесплатно на 3 дня.

Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.

Журнал "Российский налоговый курьер"

"Российский налоговый курьер" - специализированный практический журнал для главных бухгалтеров, аудиторов и налоговых консультантов. Журнал для тех, кто хочет сдавать налоговую отчетность без проблем!

Свидетельство о регистрации средства массовой информации N 017745 от 29.09.99

📎📎📎📎📎📎📎📎📎📎