Выдаем личное дело работника во временное пользование

На выдачу личных дел во временное пользование следует обратить особое внимание, потому что в них может содержаться информация, относящаяся к тайне личной жизни граждан. Поэтому работа по выдаче личных дел должна быть организована таким образом, чтобы обеспечить конфиденциальность содержащихся в личных делах сведений. Одновременно законодательством РБ в ряде случаев определяется круг государственных органов, которым документы должны предоставляться в обязательном порядке: судебные, следственные, налоговые, контрольные органы, деятельность и права которых регламентированы специальными актами законодательства.

Выдача дел во временное пользование сторонней организации

Документы и дела сторонней организации выдают в пользование на основании письма-запроса на имя руководителя организации. В нем должно быть указано, для какой цели и какие документы нужны для работы. Разрешение руководителя о выдаче документов фиксируется в резолюции.

Выдача дел во временное пользование сторонней организации (в т.ч. личных дел) дополнительно оформляется актом о выдаче дел во временное пользование. Форма такого акта нормативными правовыми документами по делопроизводству не установлена. При его оформлении вы можете использовать следующую форму акта выдачи личных дел работников во временное пользование.

Акт выдачи во временное пользование личных дел

Всего выдается 2 (два) дела. (цифрами и прописью)

Срок возвращения 29.04.2011

Дела выданы в упорядоченном состоянии, в обложках, с пронумерованными листами и внутренней описью.

Получатель обязуется не представлять дела, полученные во временное пользование, посторонним лицам, не выдавать по ним копий, выписок и справок, не извлекать из дела документы.

Получатель обязуется вернуть в кадровую службу организации личные дела в указанный в акте срок.

Получатель предупрежден об ответственности по закону в случае утраты или повреждения полученных во временное пользование личных дел.

Директор завода «Аглопорит» Директор завода «Железобетон» Подпись А.М. Искрицкий Подпись М.К. Молчанов Дата Дата Печать Печать

Выдал дела по поручению заместителя директора завода «Аглопорит» М.А. Кушнера (наименование должности руководителя организации, выдающей личные дела во временное пользование)

Старший инспектор Подпись Р.О. Мишина Дата

Принял дела по поручению заместителя директора завода «Железобетон» А.В. Кремко (наименование должности руководителя организации-получателя)

Начальник отдела кадров Подпись И.К. Сивицкий Дата

Дела возвращены в полном объеме и сохранности.

Сдал по поручению руководства организации-получателя.

Специалист по кадрам Подпись Г.Л. Теуш 29.05.2011

Принял по поручению руководства организации, выдавшей дела.

Инспектор по кадрам Подпись Е.Н. Криштапович 29.05.2011

Требования к составлению акта

Составляйте акт в 2 экземплярах. Один экземпляр остается в организации, выдавшей дела, другой передается вместе с делами организации-получателю. Оба экземпляра акта подписывают руководители этих организаций. Их подписи скрепляются печатями организаций (печатью с изображением Государственного герба РБ при ее наличии).

Выдачу документов сторонней организации дополнительно оформляйте актом о выдаче документов во временное пользование, в котором делайте отметку о возврате документов. После возвращения в организацию ранее выданных дел (включая и личные дела) в 2 экземплярах акта делайте соответствующую отметку.

ЭТО ВАЖНО! Акт о выдаче дел во временное пользование хранится в организации 3 года (после возвращения дел (документов)).

Делаем отметку о возврате дел

При выдаче во временное пользование дел, находящихся на оперативном хранении, структурным подразделениям организации в карте-заместителе дела не предусмотрена отметка о его возврате. В то же время при выдаче дел во временное пользование из архива организации заполняется карта-заместитель, а также делаются соответствующие отметки о возврате выданного дела в книге выдачи дел во временное пользование. Поэтому в целях контроля за сохранностью выданных структурными подразделениями дел внесите отметки в карты-заместители об их возврате. Карты-заместители возвращенных дел изымайте и храните, пока надобность в них не отпадет.

Во временное пользование можете выдавать и другие документы по личному составу

Во временное пользование вы можете выдавать не только личные дела, но и документы, сформированные в делах, к примеру приказы по личному составу. При выдаче документов работникам структурных подразделений на место выданного документа помещайте листок-заместитель документа.