Глава 10. Учет расчетов с покупателями

Предприятие в процессе хозяйственной деятельности выступает не только в качестве покупателя товарно-материальных ценностей, но и в качестве продавца производимой продукции или оказываемых услуг. В этом случае возникают расчеты с покупателями (заказчиками). Так же, как и в случае приобретения товарно-материальных ценностей, здесь возможны два основных варианта расчетов - оплата за реально выполненные работы и поставленные товары, или авансовые платежи (предоплата) за предстоящие поставки и еще невыполненные работы. Соответственно, оправдательным документом для первого вида платежей являются счета, акты о приемке выполненных работ и др. Оправдательным документом для выплаты авансов служат договора.

Для осуществления безналичного перечисления денежных средств в основном используется документ "Платежное требование-поручение".

Платежное требование-поручение - это платежный документ, в котором организация-поставщик предъявляет покупателю требование оплатить безналичным путем стоимость оказанных услуг, выполненных работ, продукции, поставленной по договору или счету.

Платежное требование-поручение заполняется поставщиком в трех экземплярах на бланке установленной формы (код по ОКУД 0401064) и вместе с расчетными документами банком получателя направляется в банк плательщика (покупателя). Последний передает требование-поручение плательщику, который в трехдневный срок обязан представить в банк данный документ, заверенный подписями и печатью. В графе "Сумма к оплате" плательщик цифрами и прописью указывает сумму, подлежащую списанию с расчетного счета для перечисления поставщику.

В случае отказа полностью или частично удовлетворить платежное требование-поручение плательщик в течение этих трех дней должен уведомить обслуживающий его банк. Тогда требование-поручение вместе с расчетными документами и извещением об отказе оплаты возвращается поставщику.

Основанием для отражения операций расчетов с покупателями в бухгалтерском учете является выписка с банковского счета. Суммы, зачисленные на расчетный счет, в банковской выписке отражаются в графе "Кредит".

Суммы оплаты, поступившие от покупателя и зачисленные на расчетный счет организации, отражаются в бухгалтерском учете проводками в дебет счета 51 "Расчетный счет" и кредит счета 62 "Расчеты с покупателями и заказчиками".

Предоплата переводится на расчетный счет предприятия и отражается как кредиторская задолженность предприятия перед покупателем готовой продукции.

Предприятие, получившее аванс, выплачивает в бюджет с суммы аванса НДС, поскольку авансовые платежи включаются в облагаемый оборот. В связи с этим по факту поступления денег на расчетный счет делаются две записи, схематично показанные на рис. 10-1.

Рис. 10-1. Схема бухгалтерских проводок, отражающих полученную предоплату

1 - поступившая на расчетный счет сумма предоплаты отражается в кредите счета 62.2 "Расчеты по авансам полученным (в рублях)";

2 - сумма НДС списывается с дебета счета 76.АВ "НДС по авансам и предоплатам" в кредит счета 68.2 "Налог на добавленную стоимость".

При реализации товаров, покупателю выставляются соответствующие счета-фактуры не позднее пяти дней, считая со дня отгрузки товара (выполнения работ, оказания услуг).

Счет-фактура является документом, служащим основанием для принятия предъявленных сумм налога к вычету или возмещению. Кроме того, счет-фактура составляется поставщиком также по фактам поступления любых денежных средств, связанных с расчетами по оплате товаров, выполненных работ, оказанных услуг, а также денежных средств, поступивших в качестве предоплаты. Данный счет-фактура регистрируется в книге продаж, но не предъявляются покупателям для регистрации в книге покупок.

Счета-фактуры, составленные по фактам полученной предоплаты, являются основанием для начисления налога на добавленную стоимость. В настоящей главе рассматриваются вопросы, связанные с отражением в компьютерном учете хозяйственных операций получения предоплаты за предстоящие поставки готовой продукции, а также сопутствующие им операции по учету НДС, выписке счетов-фактур и формированию книги продаж. Рассмотрение этих и других вопросов продолжается в главе 24 "Учет реализации готовой продукции".

Организация компьютерного учета

Знакомство с особенностями организации компьютерного учета расчетов с покупателями, начнем с настройки плана счетов.

Как следует из описанной выше учетной процедуры, для отражения в учете операций по расчетам с покупателями активно используются счет 62 "Расчеты с покупателями и заказчиками", субсчет 1 "Расчеты с покупателями и заказчиками (в рублях)", субсчет 2 "Расчеты по авансам полученным (в рублях)", счет 68 "Расчеты по налогам и сборам", субсчет 2 "Налог на добавленную стоимость", а также счет 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами", субсчет АВ "НДС по авансам и предоплатам".

Рассмотрим, как выполнена настройка перечисленных счетов в типовой конфигурации программы.

Расчеты с покупателями и заказчиками

Расчеты с покупателями и заказчиками (в рублях)

Виды расч. с покуп.

Расчеты по авансам полученным (в рублях)

Расчеты по налогам и сборам

Налог на доходы физических лиц

Расчеты с разными дебиторами и кредиторами

НДС по авансам и предоплатам

Как видим из настройки плана счетов, на счете расчетов с покупателями и заказчиками первый субсчет отведен для учета расчета с покупателями, а второй для учета полученных от покупателя авансов в рублях. По своей экономической сути они имеют принципиальные отличия. Так субсчет 1 служит для обобщения информации об уже отгруженном покупателю товаре, то есть показывает задолжность покупателя, поэтому субсчет имеет признак "Активный". Субсчет 2 наоборот, служит для учета задолжности организации перед покупателем по уже полученному авансу, поэтому данный субсчет имеет признак "Пассивный".

В целом на счете и на субсчете 2 организован аналитический учет в двух разрезах: "Контрагенты" и "Договоры". Субсчет 1 отличается наличием третьего аналитического разреза: "Виды расчетов с покупателями".

Список аналитических объектов (субконто) "Контрагенты" представлен в виде трехуровневого справочника. Его структура была определена при рассмотрении операций по расчетам с учредителями. Заполнение этого справочника информацией может осуществляться заранее или непосредственно в процессе ввода операций и документов. Список постоянных партнеров предприятия целесообразно ввести сразу и пополнять его в процессе работы.

Виду субконто "Договоры" соответствует справочник, содержащий сведения о документах-основаниях для расчетов. Такими документами могут быть договора, счета, акты и т.п. Данный справочник имеет наименование "Договоры (счета)", но в него могут заноситься сведения и о любых других видах документов.

Наличие данного аналитического разреза позволяет выяснить сумму дебиторской (кредиторской) задолженности по каждому документу, а также отслеживать одновременное возникновение дебиторской и кредиторской задолженности у одного и того же контрагента.

Наличие на субсчете 1 третьего субконто вида "Виды расчетов с покупателями" обусловлено необходимостью вести раздельный учет по видам расчетов (за товары, за продукцию, работу, услуги) для правильного исчисления налогов.

Следует заметить, что на субсчете учета авансовых платежей (62.2 "Расчеты по авансам полученным (в рублях)") аналитический учет ведется в разрезе двух видов субконто - "Контрагенты", "Договоры". Это значит, что все полученные от покупателя авансы учитываются с детализацией по договорам. Эту особенность необходимо принимать во внимание при оформлении документов и вводе бухгалтерских операций.

Аналитический учет на счете 68.2 не ведется.

Аналитический учет на счете 76, субсчете АВ "НДС по авансам и предоплатам" ведется по покупателям и заказчикам, от которых поступили авансы под предстоящую отгрузку товаров, продукции, выполнения работ и оказания услуг (субконто "Контрагенты") и выписанным на аванс счетам-фактурам (субконто "Счета-фактуры выданные"). Каждый покупатель и заказчик - элемент справочника "Контрагенты". Каждый счет-фактура - документ вида "Счет-фактура".

Как уже отмечалось выше, для организации аналитического учета на счетах расчетов с покупателями используются справочники "Контрагенты", "Договоры (Счета)" и "Виды расчетов с покупателями".

Справочник "Договоры (счета)" является подчиненным справочнику "Контрагенты". Это значит, что каждый элемент этого справочника принадлежит некоторому элементу справочника "Контрагенты". В связи с этим для заполнения справочника "Договора (счета)" или обращения к нему сначала следует открыть справочник "Контрагенты", выбрать нужный элемент, а затем открыть справочник "Договоры", в котором будут показаны элементы, относящиеся к конкретному контрагенту.

В справочник "Договоры" вводятся элементы, которые предполагается использовать для ведения аналитического учета в разрезе оснований по взаиморасчетам с организациями. Хранимая в нем информация определяется практикой ведения аналитического учета на счетах расчетов с контрагентами. В него могут вводиться наименования различных документов, являющихся основаниями для ведения взаиморасчетов с контрагентами: договора, номера выписанных счетов, актов и др.

Справочник содержит четыре реквизита:

• дата возникновения обязательства;

• дата погашения обязательства.

Реквизит "Код" представляет собой порядковый номер документа в списке; он присваивается автоматически, причем обеспечивается независимая нумерация документов, принадлежащих разным контрагентам.

Реквизит "Наименование" содержит основные сведения о документе в произвольном виде. При заполнении данного поля желательно выработать единый стиль и порядок. Целесообразно вводить наименование документа, его номер и дату выписки документа, например: Договор № 45 от 12.07.2001 или Счет №3/39 от 23.04.2001

Реквизиты "Дата возникновения обязательства" и "Дата погашения обязательства" используются программой при формировании регламентированных отчетов для определения сроков возникновения и погашения задолженности.

Средства автоматизации ввода документов и хозяйственных операций

В типовой конфигурации программы для автоматизации ввода операций по фактам оплаты или предоплаты, зачисленной на расчетный счет организации, используется уже знакомый нам универсальный документ "Банковская выписка". Он предназначен для формирования проводок, отражающих поступление на расчетный счет денежных средств от покупателей за товары, услуги, продукцию. Основанием для ввода данного документа служит выписка с расчетного счета, подтверждающая поступление денег на расчетный счет. К выписке с банковского счета прилагаются приходные документы, что позволяет бухгалтеру предприятия сверить суммы, указанные в выписке банка, с документами.

Рассмотрим реализацию операции в компьютерной бухгалтерии на следующем примере.

Задача 10-1

28.07.01 согласно договору №2-ПК от 15.07.2001 предприятием "ЭПОС" получена предоплата от КБ "Топ-Инвест" в счет предстоящей поставки офисной мебели. Факт предоплаты в сумме 84 000.00 руб. подтвержден выпиской с банковского счета от 28.07.2001 с приложением платежного поручения № 44. Из платежного поручения следует, что в сумму предоплаты включен НДС 20%.