Как оформить дубликат трудовой книжки в 2020 году

Трудовая книжка является основным документом, который подтверждает наличие у человека опыта и стажа рабочей деятельности. В случае если произошла ситуация, когда она была утеряна, это влечет за собой определенные проблемы. При этом, ситуация вполне решаема.

Можно получить дубликат, являющийся равносильным оригиналу. В 2020 году образец заполнения сохранился точно таким же, как и прежде. Попробуем разобраться, какие существуют основные правила в отношении оформления дубликата.

Правовые основы данного вопроса

Необходимо отметить, что дубликат должен заполняться и выдаваться человеком на последнем месте работы. В данной ситуации, специалист отдела кадров, который выдает новый документ, основывается на инструкции по заполнению. Следует отметить, что данная инструкция была разработана еще в 2003 году.

Если же документ был утерян на предприятии, в котором человек еще работает, то также должен быть создан дубликат, который на основе правил ведения и хранения остается в отделе кадров.

Если произошла ситуация, когда потеря произошла уже после увольнения, то про это в обязательном порядке необходимо сообщить на место последней работы. Дубликат должен быть выдан в отделе кадров не позднее чем через 15 рабочих дней. Если человек работал в отдаленной местности и, соответственно, времени на получение подтверждения о месте труда занимает более 15 дней, то это допускается в соответствии с законодательством.

Крайний работодатель, которому поступил запрос на выдачу дубликата, обязан выполнить следующие действия:

1. Произвести внесение сведений о рабочей деятельности, награждениях, а также поощрениях по последнему месту работы. Данная информация получается на основании изданных на предприятии приказов или же документов, замещающих их.
2. Работодатель должен оказать максимальное содействие в вопросе получения данного документа. При этом человек, которому требуется восстановить книжку, должен предоставить последнему работодателю справки, которые подтверждают факт его работы на иных предприятиях. В противном случае, записи будут внесены не все, и подтвердить стаж своей работы будет очень сложно.

В каких случаях нужно оформление копии

На самом деле подобные ситуации возникают не так уже и редко. Следует отметить, что трудовая книжка должна предоставляться человеком в отдел кадров в процессе его трудоустройства на определенную должность.

Данный документ должен храниться в отделе кадров на протяжении всего периода работы. В отдельных случаях, в кадровый отдел предоставляется запрос на выдачу под расписку сотрудника. Чаще всего, оригинал требуется при оформлении пенсии – в Пенсионный Фонд Российской Федерации.

Самым распространенным случаем, когда требуется получение дубликата, является утеря. Это может произойти как по вине сотрудника, который взял документ под расписку или уже уволился с работы, но не устроился на новую. Также причиной утери может стать вина самого работодателя. Чаще всего подобные ситуации возникают тогда, когда человек работает в частной фирме.

Также происходят ситуации, когда трудовая пришла в негодность. В подобной ситуации также требуется выполнить получение дубликата. Ситуации, когда документы приходят в негодность, обусловлены стихийными бедствиями, катастрофами или же какими-либо другими причинами. В данном случае ответственным является работодатель.

Реже происходят случаи, когда производилась запись, которая привела к тому, что книжка стала недействительной. Если эти записи были осуществлены по вине работодателя, то именно он является ответственным за выдачу дубликата.

Порядок заполнения и выдачи на 2020 год

В том случае если у работодателя имеются данные о прежней работе человека, то он должен осуществить при выдаче дубликата соответствующие записи. В данном случае может идти речь не только о месте работы и периоде, но и о наградах. Если же необходимые данные будут отсутствовать, то нужно внести только те сведения, которые имеются.

Порядок заполнения следующий:

1. Необходимо указать общий стаж рабочей деятельности, имеющийся у работника до того момента, как он поступил на работу к последнему работодателю, являющемуся ответственным за выдачу дубликата.
2. В первой графе необходимо указать порядковый номер записи, которая делается.
3. Во второй указывается информация про дату события.
4. В третью заносится информация про должность, которую занимает человек.
5. В трудовой книжке также перечисляется список документов, на основании которых были получены сведения о внесенных записях.

Кроме информации о том, что человек был принят на работу, также необходимо указать данные про увольнения. Необходимо отметить, что сведения о стаже играют в данном вопросе достаточно важную роль. Дело в том, что от правильности заполнения данной информации зависит размер оформляемой пенсии, когда человек достигнет соответствующего возраста.

Нередки ситуации, когда неверно внесенная информация способствует тому, что размер пенсионных выплат является меньшим.

Штраф за потерю трудовой книжки работодателем

Следует отметить, что работодатель ответственен за хранение трудовых книжек. Таким образом, если возникает ситуация когда документы были утеряны или же испорчены, то он должен нести ответственность. При этом законодательство нашего государства в данном вопросе является несовершенным.

В частности, предусмотрено, что в случае если трудовые книжки были утеряны в массовом порядке в связи с определенными действиями, то процедура восстановления должна выполняться специально созданной комиссией. В том случае если работодатель потерял документ, то работник все равно должен подавать заявление о получении дубликата.

Очень неприятной ситуацией в этом вопросе является то, что для оформления дубликата человек должен каким-то образом доказать, что в определенный период своей жизни он действительно занимал должность. В свою очередь, законодательно не был урегулирован вопрос того, каким образом это доказать. Единственным вариантом является подача запросов по предыдущим местам работы и получение справок о том, что в определенный период времени человек действительно занимал конкретную должность.

Затраты при получении

Процедура восстановления трудовой книжки является совершенно бесплатной. Единственное, при получении справок, подтверждающих стаж работы на определенном предприятии, могут потребовать заплатить за «фирменный» бланк.

Также необходимо приобрести непосредственно саму трудовую книжку, куда вносятся записи. При этом если документ был поврежден или утерян по вине работодателя, то работник производить эти платежи не обязан.

Образец

Дубликат этого документа должен оформляться очень аккуратно, точно так же, как и трудовая книжка. Для заполнения дубликата являются характерными все те же правила, что и для заполнения трудовой книжки. Необходимо отметить, что документ должен вестись аккуратно, грамотно и последовательно.

Образец заполнения дубликата трудовой книжки выглядит следующим образом:

Заключение

Трудовая книжка является основным документом, подтверждающим стаж и опыт работы. Именно поэтому к ней следует относиться с максимальной внимательностью. Следует сказать, что процедура восстановления хоть и является вполне реализуемой, но достаточно часто сопровождается проблемами. В особенности сложно восстановить всю информацию, если человек регулярно осуществлял смену места работы.

Необходимо крайне ответственно относиться к хранению трудовой, так как в противном случае, при оформлении пенсии, подтверждении стажа или опыта работы могут возникнуть проблемы. При утере необходимо как можно быстрее решить вопрос восстановления.

Нововведения 2020 года

3 декабря 2019 года Госдума РФ приняла в третьем окончательном чтении поправки в Трудовой кодекс РФ и ряд других законов.

С 2020 года все новые трудовые книжки будут заводиться в электронном виде в обязательном порядке. Уже существующие трудовые книжки, то есть все остальные, будут оцифрованы и продублированы в базе Пенсионного фонда РФ, но будут вестись и в бумажном виде и в электронном.

Также разработана новая форма сдачи отчетности в Пенсионный фонд (форма СЗВ-ТД), а с 1 января 2021 года трудовые книжки на бумажном носителе нужно будет вести только для тех работников, которые подадут об этом письменное заявление до конца 2020 года.

Дополнительную информацию по получению дубликата трудовой книжки можно узнать из данной передачи.