Информационная поддержка семинара, тренинга, конференции: ошибки и рекомендации. Часть 2

4.2. ДО МЕРОПРИЯТИЯ

1. Размещение баннера, логотипа, либо иной информации о Партнере на выигрышном месте сайта мероприятия;

Организатор – Компания Х Генеральный информационный спонсор – Компания Y

4.3. НА МЕРОПРИЯТИИ

Размещение логотипа Инфоспонсора на всех печатных материалах, в том числе на каждой странице раздаточных материалов;

Участие представителей Инфоспонсора в мероприятии имеет смысл, как правило, если Вы находитесь в том же городе, что и Инфоспонсор – за исключением очень крупных мероприятий либо интересных мест проведения (столицы, курорты…)

Рабочее место Инфоспонсора для демонстрации своей продукции, например, в фойе Конференции;

Ошибка: не стоит преувеличивать! Пример: в приглашении обещают 40 Руководителей ведущих компаний. В итоге в зале сидит явно разношерстная публика, включая пару известных городских сумасшедших, всего - 11 человек…

Ошибка: неучёт тематики мероприятия; перегиб с рекламностью… Пример: Пафосная «Дегустация виски», проводимая некой компанией на всех подряд конференциях в Санкт-Петербурге, вскоре стала вызывать у участников стойкий «рвотный рефлекс»…

Объявление благодарности Инфоспонсору на открытии, во вступительном и/или заключительном слове;

Ошибка: При этом не стоит смешивать рекламу и содержание! 15-минутный рекламный «запил» от Инфоспонсора может испортить впечатление Участников обо всём мероприятии…

4.4. ПОСЛЕ МЕРОПРИЯТИЯ

1. Профессионально-качественные публикации от Ведущих – преподавателей, тренеров, докладчиков - на сайте или в печатном СМИ Инфоспонсора;

ПРИМЕР: «Тринадцатый чемпион мира по шахматам провел в Санкт-Петербургском гуманитарном университете профсоюзов сеанс одновременной игры, названный руководством учебного заведения звездным, - "Гарри Каспаров против элиты Санкт-Петербурга", и закончил его со счетом, который был вполне предсказуем: 22:0. Введенный в состав команды заграничный контингент в лице генеральных консулов трех суверенных государств - Франции, Украины и Нидерландов - положение не спас. Каспаров играл белыми, и его первый ход во всех случаях не отличался разнообразием: пешка передвигалась на е-4. Дольше всех против гроссмейстера продержался Дмитрий Байдаков, представитель университета, - партия завершилась на 41-м ходу. Немного отстал от него председатель городского Законодательного собрания Сергей Тарасов, потерпевший поражение на 38-м. Матч был благотворительным и собрал $ 54000. Большую часть этих денег предоставили три спонсора: корпорация "Конти", известная своей бесконечной любовью к игорному бизнесу, швейцарский меценат Натали Дюпон и австрийская компания NORRIS NV. Они скинулись по $ 15000. Прочее добавили частные жертвователи. Собранные средства в виде тридцати шести грантов на обучение были успешно поделены среди учащихся в вузе барышень, в число которых (вероятно, по недосмотру) затесалась парочка джентльменов. Турниру предшествовала встреча Гарри Каспарова с университетской профессурой, студентами и прессой».

П. Гаррис, Гарри Каспаров в обществе Запесоцких, ежемесячник «На Невском», 2001 г., N 11, с. 10.

5. ОШИБКИ ОРГАНИЗАТОРА ПРИ ВЗАИМОДЕЙСТВИИ С ИНФОСПОНСОРАМИ:

Ошибки Рекомендации 5.1. ДО МЕРОПРИЯТИЯ Рассылать всем возможным Партнерам одинаковое шаблонное письмо-предложение, начинающееся со слов «Здравствуйте!»; в поле «Кому» видна куча e-mail’ов (как известных сайтов, так и откровенно убогих…) Адресная рассылка персонально, с указанием ФИО, текст письма – в зависимости от важности / статусности Партнера.

Значимому Партнеру следует предлагать в спонсорском пакете особые / индивидуальные условия , скажем:

- более крупный баннер на хорошем месте;

- объявление благодарности во вступительном слове;

ПРИМЕР: Письмо пишет человек, с которым никто из Редакции портала совершенно не знаком:

На вопрос Инфоспонсора – сослаться на то что:

Подписаться на рассылку Инфоспонсора. Выяснить сроки, в которые должна выйти рассылка с анонсом мероприятия; убедиться, что она вышла в срок и с нужным анонсом…

При размещении баннера – проверять, туда ли ведет ссылка? Соблюдены ли его размеры?

При размещении текста анонса – проверять, не искажен ли он? Не обрублен ли? Правильно ли указаны координаты (без ошибок)? Работает ли ссылка?

Заранее подготовить баннеры разных размеров (у каждого Партнера могут быть свои требования. Частые форматы: 100х100, 120х100, 150х150…)

– первым делом, в письме с предложением о поддержке, упомянуть «злейшего врага», который «уже поддерживает наше мероприятие»;

Деликатно учитывать это… Например:

из материалов, размещаемых на таком «обидчивом» ресурсе, основного конкурента убрать или, по крайней мере, «задвинуть» пониже;

Подготовить для представителей Инфоспонсоров индивидуальные папки (опять-таки, с индивидуально откорректированными материалами)

Добавлю: у популярных информационных ресурсов существуют и свои «чёрные списки» докладчиков, бизнес-тренеров и организаторов.

ПРИМЕР. «Однажды Марку Твену так понравился миссионер-проповедник, что он решил пожертвовать ему доллар. Проповедь длилась уже час, и писатель решил ограничиться половиной доллара. Еще через полчаса он сказал себе, что не даст ничего. Когда священник спустя два часа наконец закончил, Марк Твен взял доллар с тарелки для подаяний, чтобы компенсировать свою потерю времени».

Поэтому возможный ход:

- повесить материалы на видном месте;

- сделать несколько фотографий: листовки, плакат / баннер, аудиторию с Участниками;

- послать эти фотографии Инфоспонсору;

- выслать обычной почтой каталог, раздаточные материалы.

Если на мероприятии был представитель Инфоспонсора – сфотографировать его и послать фотографию после мероприятия.

6. КОНТРОЛЬ ЭФФЕКТИВНОСТИ

Для того, чтобы информационная поддержка давала отдачу, нужно вести учет, каков вклад каждого из Партнеров. Один из более-менее объективных показателей – это Посетители, приходящие с Партнерского сайта на Ваш сайт.

С этой целью нужно отслеживать ежедневное число переходов с сайта-Партнера (или с рассылки).

Для удобства учета вклада каждого Партнера может использоваться следующий технический прием:

Для того, чтобы и Партнер мог убедиться, что его вклад оценивается объективно – на специальной Партнерской странице можно разместить бесплатный и независимый счетчик – например, Liveinternet.ru, и дать Партнеру доступ к его статистике.

ВЫВОДЫ

1. Провести значимое крупное мероприятие (конференцию, выставку), на которой планируется присутствие более 100 человек, без участия Инфоспонсоров в принципе возможно, но на практике малореально (особенно в первый раз) и, главное - весьма затратно.

Категория-1. Крупные игроки, присутствующие в качестве Инфоспонсоров почти везде и почти всегда.

Категория-2. Организации, сайты, журналы, которые выступают Инфоспонсорами периодически, и, как правило, «по знакомству».

Категория-3. Есть те, кто может стать Инфоспонсором приличного мероприятия только в силу случайности…