Почему Google и другие компании не хотят решать проблему неудобной электронной почты Статьи редакции

Сотрудник Университета Западной Австралии Дэвид Гланс опубликовал колонку о том, почему до сих пор никому не удалось создать удобное воплощение электронной почты и как человечество может в будущем решить проблему завалов в электронных ящиках.

ЦП публикует перевод материала, подготовленный командой Newочём.

Несмотря на развитие социальных сетей и мессенджеров, электронная почта все еще является доминирующим способом цифровой коммуникации. Следующие несколько лет в сфере бизнеса email будет использоваться еще чаще, а вот простые потребители, наоборот, начнут понемногу о ней забывать — по 4% за каждый год. К 2018 году среднему работнику коммерческой сферы придется работать со 140 электронными письмами в день. Сейчас это число равно 120.

Хотя это и не особенно удивительно, тот факт, что мы вынуждены каждый день разбирать горы электронных писем, означает простую вещь — у нас все еще нет достаточно удобной технологии для обработки внушительной электронной корреспонденции.

Тут все как с диетами и накоплением богатства: быстро и просто очистить «входящие» не получается. Проблема схем вроде «inbox zero» и «Getting things Done» (GTD) заключается в том, что даже с ними человеку необходима определенная дисциплина и, самое главное, время. Ни одна из них не гарантирует того, что каждое новое письмо будет эффективно обрабатываться, как и того, что процесс работы с ним не вызовет стресса у получателя.

Email-клиенты, в описании которых сказано, что они помогают упростить процесс, обычно оказываются гораздо менее удобными, чем заявлено. Проблема заключается не в том, что у вас образовывается огромное количество писем, каждое из которых надо кликнуть, перетащить, удалить, отправить в архив или сохранить. Отнюдь, все дело в том, что у вас образовывается очередь из уведомлений, на каждое из которых нужно отреагировать. То есть необходимо потратить время на чтение и ответ, а затем заняться архивированием, удалением, распечаткой, ну и так далее. Все это занимает огромную часть рабочего процесса.

Время, которое вы тратите на обработку электронных писем, в целом зависит от того, что вы, как получатель, должны с ними делать. Сложность тут заключается в том, что они приходят не от обходительного менеджера проекта, который осведомлен о ваших рабочих обязанностях; обычно письма вам отправляет кто попало. Каждое из них зачастую не связано с остальными, а отправитель требует незамедлительного ответа так, будто в вашем почтовом ящике находится только это письмо, а сотен других не существует.

Это значит, что единственной эффективной стратегией является создание системы, в рамках которой нам, в ответ на приходящие сообщения, надо будет отвечать только «да» или «нет».

Если ваш выбор падает на «нет», то у вас будут следующие варианты: удалить письмо сразу или после того, как вы на него ответите. Если же вы нажимаете «да», тогда возникают иные вопросы: следует ли обработать письмо незамедлительно, переслать его, или же вернуться к нему позднее.

С точки зрения программного обеспечения, главной опцией в email-клиенте является возможность удалять письма. Отправлять их в архив нет смысла, потому что вы к ним все равно не вернетесь. В худшем случае, если вы удалите письмо, которое впоследствии окажется важным, человек может просто отправить его вам заново. Учитывая, что по сравнению с возможностью удалять сообщения, остальные опции уходят на второй план, удивительно, что Google (в частности), построили свою систему электронных писем вокруг концепции никогда не удаляемых писем. В разделе «Мусор» Gmail написано: «Зачем удалять, когда у вас столько места?!»

Google и иже с ними заинтересованы в том, чтобы люди сохраняли электронные письма, а не удаляли их. Во-первых, они хотят, чтобы им платили за дополнительное место в облаке, после того, как бесплатное иссякнет. Во-вторых, хранимую таким образом информацию можно анализировать и строить на ней маркетинг.

Последний email-клиент Google под названием Inbox, который сейчас проходит стадию закрытого бета-теста, является еще одной попыткой разобраться с проблемой накопления электронных писем. И хотя внешний вид, по сравнению с утилитарным Gmail, стал выглядеть более «мило», с главной проблемой — как избавиться от большого количества писем за короткий промежуток времени — так никто и не разобрался.

Inbox позволяет разбивать их на категории вроде «путешествия», «финансы» и «покупки». К сожалению, это всего лишь группировка вещей по тематическому признаку, которая не помогает разобраться с тем, какое из писем действительно представляет ценность, а какое нет; какое нужно прочитать немедленно, а какое проигнорировать. Удаление осуществляется в два шага, поскольку кнопка, отвечающая за него, скрыта в выпадающем меню.

Еще одной компанией, желающей, чтобы люди хранили письма, а не удаляли их, является Dropbox. Как и Google, они хотят, чтобы люди платили им за дополнительное место в облаке. В их продукте под названием Mailbox архивирование, «усыпление» и подшивка писем являются стандартными функциями. А вот удаление сообщений реализовано сложнее, чем следовало бы. Пожалуй, электронная переписка станет проще только в одном случае: если люди вообще перестанут отправлять письма.

Двумя главными возможностями в идеальном email-клиенте будут:

1. Огромный вопрос: «Вам правда необходимо отправить это сообщение?», который будет появляться каждый раз, когда вы будете готовы выслать письмо, не являющееся ответом.
2. Возможность легким движением руки удалять электронные письма. Все остальное — второстепенно.

Создайте папку "свалка" и копируйте туда. Так и срача во входящих не будет и найти всегда можно.

Как в детстве мы убирали в комнтае перемещая вес хлам в шкаф и подпирали его стулом :)

"Как в детстве мы убирали в комнтае перемещая вес хлам в шкаф и подпирали его стулом :)" Я так не делал, и думаю я не один такой)

Есть для этого "Архивировать". Никогда не понимал зачем нажимать эту кнопку.

Я тоже ей особо не пользуюсь, но применение понятно: убираешь почту с глаз долой, но если надо - быстро найдешь.

Просто не нужно удалять счета или выписки)). А вот рассылки, оповещения и прочий хлам - смело можно удалять.

Но я соглашусь, что львиная доля работы с почтой - это чтение писем и поиск нужной информации в старых письмах.

Я получаю примерно 40-50 писем в день. Для меня не существует проблемы с засорением почтового ящика. Для этого придумали кнопки "удалить" и перетаскивание, а еще я пополняю черный список, отписываюсь и пишу жалобы в спамКОП (не благодарите).

Проблема в том, что интерфейс достиг своей предельной эффективности, а дальше он только начинает мешать своими автоматическими группировками и попытками вмешаться в устройство почты.

Все упирается в человескую лень. Не ленитесь и будет почта как у меня:

Как видите есть папка work куда идет все, что с работой связано и может пригодится. Остальное сжигается. За 5 лет система не давала сбоев.

Все что не отвечено, ждет ответа, или просто является таском — лежит во входящих.

А если 100-150 писем в день? Если бы я разбирал ящик постоянно, то я не успевал бы делать свою работу (проверено экспериментом в 1 неделю).

Дело не в лени, а в том, что обрабатывать почту сейчас долго и не удобно. Интерфейс устарел, вся эта верстка таблицей и отсутсвие интеграции с другими системами. Мы же почтой пользуемся для кучи разных вещей кроме переписки.

Нажать кнопку "удалить" — это сложная процедура разборки почты? Если у вас накапливается большой список ожидания или мелких тасков, то значит его надо пересить в какой-то таск-менеджер.

99% мусора в почте это автоматические сообщения сервисов. Очень редко засоры происходят из-за важных рабочих писем. Ну и опять же. Если вы будете просто удалять 100% ВСЕХ писем, то это никак не скажется на их сохранности. Поиск по корзине осуществляется многвенно, но нужен раз в году.

"Возможность легким движением руки удалять электронные письма."

А нужно ли это? Вроде как авторы inbox тестировали всю эту схему и пришли к выводу, что почти все пользователи почтовых ящиков никогда не стирают письма вовсе.

"Вам правда необходимо отправить это сообщение?" Вы точно уверены? Вы точно точно хотите? В век развития сервисов, когда почтовые ресурсы напоминают уже диалоги на манер скайпа, это уже выглядит, как атавизм.

PS После inbox пересаживаться на любой другой почтовый сервис уже нет желания.

Кто пользовался inbox поймет что такого редкостного го#на я еще не видел. Более менее адекватное я увидел в приложении Mailburn. Возьмите за пример компанию Apple, как у них реализована система обмена письмами, там все по контактам разделили. Это удобно, ну по крайней мере мне. Я знаю что такое то письмо мне прислал "Вася", если же не помню беру и сортирую по дате а не по контактам. Че так сложно это сделать чтоли? Разрабам googla это максимум месяц и все будет готово!

С огромным удовольствием использую Inbox. А вот "Я знаю что такое то письмо мне прислал "Вася", если же не помню беру и сортирую по дате а не по контактам." - вы серьезно? А поиск не пробовали использовать нормальный?

Ну допустим я записываю "Мария Клеткина, компания Билайн", пишу в поиск Мария Клеткина и тут наша Маша забыла написать тему сообщения а у меня с ней переписка 5-7 сообщений ежедневно. Как мне найти реквизиты в почте? То есть у меня открывается 10 цепочек писем и в них по 40 сообщений все перелопатить и только тогда найти? И вот эта цитата предыдущего сообщения нахера она нужна? можно просто в виде диалога представить и все!

Пока лучшее, что мне довелось использовать это Mailbox.

Тоже использую похожую систему. То, что обработал, но имеет какую-то важность, архивируется. Разный хлам удаляется, а то, что остается во входящих - текущие дела. И так и с личной, и с рабочей почтой. П.С. Я пришел к этому после знакомства с Mailbox.

inbox zero - один раз переселил себя на недельку, а потом это просто входит в привычку.

В зависимости от ящика можно архивировать по годам, месяцам - весьма удобно, пример в Mozilla Thunderbird

А зачем разбивать по месяцам? Ради красоты? :)

Вы знаете, на удивление удобно искать, у меня большой поток входящих и порой с какого e-mail прислали не помнишь, зато точно вспоминаешь месяц - так удобней просматривать..

Пользуюсь Gmail и Yandex через браузер, что там может быть неудобного и непродуманного? Какие функции я теряю если не ставлю приложения для обработки почты? Многие из которых перестают поддерживаться потом. Люди так помешались на каком-то вечном дорабатавании и решении несуществующих проблем, "Ой у меня кнопочка Входящие стала на 1мм выше, так неудобно теперь, нужно срочно сделать под себя", в дурку всех таких кто постоянно совершенствует свое "рабочее пространство"

"Это значит, что единственной эффективной стратегией является создание системы, в рамках которой нам, в ответ на приходящие сообщения, надо будет отвечать только «да» или «нет»."

- Саша, пришли пожалуйста отчет за первую неделю промо и напиши, как мне посмотреть в GA, сколько юзеров из медийки зарегалось на нашем сайте. - Да

*** Огромный вопрос: «Вам правда необходимо отправить это сообщение?», который будет появляться каждый раз, когда вы будете готовы выслать письмо, не являющееся ответом. Я уже через 3 письма удалю такое приложение, потому что чем меньше кликов - тем лучше. Гораздо мудрее обучать людей подсказками и советами вне их емейл флоу типа "длинные письма реже читают до конца" или "постарайся не писать просто спасибо или ок, это мусорит почту другого человека". Дополнительные клики когда у тебя 100 сообщений в день - зло.

*** Возможность легким движением руки удалять электронные письма. Все остальное — второстепенно.

Это важно, но все остальное вовсе не второстепенно.

Мне нужно уметь быстро находить письма, прикладывать и открывать файлы из всех облачных хранилищ.

Я хочу видеть только важную информацию, а не кучу цитат и одинаковых подписей.

Я хочу читать рассылки в виде ленты и отписываться от них в 1 свайп, или шарить в соц сетях конкретную новость одним кликом.

Я хочу закрыть или переназначить задачу в письме-нотификации от JIRA, или отредактировать карточку клиента в Salesforce, не переходя в JIRA или Salesforce для этого (не дай бог логин еще попросят ввести!).

А можно ведь пойти дальше. Например, показывать холодные письма только после 16 часов или вообще назначить платы в $5 за письмо от незнакомого человека. Хочет твоего внимания - пусть платит :).

Таких идей очень много, и далеко не все они сложные. На правах рекламы, но именно этим мы и занимаемся в Mailburn. Берем каждую проблему, разбираем на кусочки и потом делаем новый интерфейс, который подходит именно к этой задаче или типу писем лучше всего.

В Mailbox можно удалять сообщения даже кнопкой на уведомлении, не заходя в приложение

Из-за отражения отрицательной переоценки ценных бумаг банки несут убытки.

Студия Чижова рассказывает, как через Instagram получить сотни заявок на консультацию по пластической операции со средним чеком 150–200 тысяч рублей.

Компания второй год подряд попадает в рейтинг лучших работодателей по версии HeadHunter

Оператор не доказал службе, что его расходы выросли настолько, чтобы повышать тарифы.

Оценивали аудиторию от 12 лет и старше с августа 2021 года по январь 2022 года.

Отвлечемся от событий на политической арене? Ловите картинки из кибербудущего от медиахудожницы компании Interactive Надежды Бей.

Ведущий подкаста «ZIP. Архив техногенного мира» — Михаил Полянин, шеф-редактор журнала «Код», в каждом выпуске будет рассказывать о технологиях, которые нас окружают. От искусственного интеллекта и робоконсультантов до метавселенных.

Ключевым продуктом BestDoctor остается ДМС. Но теперь его окружают другие наши сервисы: Виртуальная клиника с собственным штатом врачей-экспертов, умная запись, консультации с психологом, чекапы, сервис второго мнения и другие. Дальше — больше: мы купили страховую компанию и теперь сможем разрабатывать новые нестандартные продукты и покорять…

Через двухмесячную образовательную программу потенциальные сотрудники погрузились в новые проекты и проверили свой скилл командной работы, решая реальные кейсы компании.